Ein papierloses Büro ist für manch einen Betrieb eine Utopie: Zuviel Papierkram kann einfach nicht digitalisiert werden. Du hast mit Sicherheit noch analoge Bestelllisten für Material, ein gebundenes Auftragsbuch und jede Menge Post-Its mit Erinnerungen und Notizen an Deinem Schreibtisch platziert.

Digitalisierung planen: Selbst machen vs. machen lassen

Weder musst Du an einem Tag Deinen Betrieb komplett digitalisieren, noch musst Du alles selbst umstellen. Dabei solltest Du zunächst überlegen:

1. Welchen Zustand haben die analogen und digitalen Prozesse derzeit in meinem Betrieb? (IST-Zustand)
2. Welchen Zustand möchte ich gerne erreichen? (SOLL-Zustand)
3. Welche digitalen Strukturen kann ich selbst ohne externe Hilfe schaffen?

Hierbei werden nicht nur papierbasierte Prozesse unter die Lupe genommen, sondern auch diejenigen, die bereits digitalisiert sind. Denn: Digital ist nicht gleichbedeutend mit effizient. Und analog heißt nicht unbedingt schlecht.

Ein Beispiel:

1.IST-Zustand:

Derzeit werden Deine Rechnungen mit Hilfe eines Office-Programmes geschrieben und danach manuell in eine weitere Buchhaltungssoftware eingegeben.

Die Rechnungen werden ausgedruckt und per Post an den Kunden geschickt.

2.SOLL-Zustand:

Einmal eingegebene Daten werden von der Buchhaltung automatisch erfasst. Die Rechnung wird automatisch generiert.

Hat der Kunde sein Einverständnis gegeben, kannst Du ihm die Rechnung auch per E-Mail schicken.

3. Ohne externe Hilfe kannst Du ab sofort E-Mail-Adressen sammeln und prüfen, welche Kunden ihre Rechnung gerne per Mail erhalten möchten.
Zur Installation der richtigen Buchhaltungssoftware und dem geschützen Umgang mit Daten holst Du Dir vielleicht lieber einen Profi ins Haus. Dieser kostet Dich zwar Geld, schont aber Dein Zeitpensum und Deine Nerven.
Dies wird sich bald auszahlen: Deine Bürokraft wird entlastet und kann sich anderen Aufgaben widmen. Gleichzeitig werden Fehler bei dem Übertrag von Rechnungen ins System vermieden.

Alltagshelferlein integrieren und Ordnung schaffen

Du kannst auch in ganz kleinem Stil papierlos werden. Sieh Dir einmal Deinen Schreibtisch an: Telefonnummern und Gesprächsnotizen werden auf die Schreibtischunterlage gekritzelt. To-Do-Listen werden auf Rückseiten von Prospekten notiert. Visitenkarten fliegen rum, bis sie irgendwann im Chaos verschwinden.

Das Problem hierbei ist nicht nur, dass wichtige Informationen mit unwichtigen vermengt werden und nie an Ort und Stelle sind, wenn man sie braucht, sondern auch, dass Kunden Dich im Gespräch in Deinem Büro anhand Deiner Ordnung bewusst oder unbewusst beurteilen.

Du benötigst Strukturen, die einfach einzuhalten sind und trotzdem ihren Zweck erfüllen. Beschränke Dich daher auf wenige, aber nützliche Apps, die Dein Zettelchaos auf Deinem Schreibtisch ersetzen können:

1. Online-Kalender können nicht nur zur Terminspeicherung, sondern auch zur Erinnerung dienen. Halte ihn stets aktuell, damit Du und Deine Mitarbeiter wissen, was ansteht. passend zu Telefonaten kannst Du außerdem direkt Deine Gesprächsnotizen eingeben. Dabei kannst Du bei den meisten Programmen entscheiden, welche Termine für andere sichtbar sind und welche nicht.
   Anbieter solcher kostenloser Online-Kalender sind beispielsweise Google und Outlook.
2. Nutze zur Planung neuer Projekte Mind-Mapping-Tools zum Erstellen von Mindmaps. Hier kannst Du zunächst grobe Planungsbausteine festlegen und Dir später die Einzelheiten notieren. Ein kostenloses Mind-Mapping-Tool ist XMind.
3. Organisiere Listen mit Aufgaben für Dich und Deine Mitarbeiter. Aufgabe erledigt? Sofort auf dem Handy abhaken! Möglichen machen dies zum Beispiel OneNote oder Trello.
4. Arbeitszeiterfassung ist ein weiteres Thema: Wie lange bist Du eigentlich mit der Ablage beschäftigt? Wieviel Zeit wendest Du für Projekt XY auf? Und wie viele Kilometer bist Du diese Woche allein für Kundenbesuche unterwegs gewesen? Hier kann Dir ein Zeiterfassungsprogramm dienen, mit dem Du oder Deine Mitarbeiter Eure Zeit für Euch selbst nachvollziehen könnt. Dies funktioniert beispielsweise mit Swipetimes.
5. Hast Du trotzdem noch Visitenkarten und analoge Gesprächsnotizen, die herumfliegen, kannst Du sie auch einfach fotografieren. Speichere alle Visitenkarten so digital in einem separaten Ordner ab, indem Du sie schnell wiederfinden kannst.

Behalte funktionierende analoge Prozesse bei

Überfordern Dich zu viele Programme oder hast Du bereits analoge Strukturen etabliert, die gut funktionieren, brauchst Du sie natürlich nicht über den Haufen werfen und digitalisieren. Es gibt wahnsinnig tolle Urlaubskalender, die man im Betrieb aushängen kann und nichts spricht gegen eine handschriftliche Notiz. Probiere aus, was für Dich am effektivsten funktioniert. Die Möglichkeiten sind vielfältig!

Weitere Tipps zum papierlosen Betrieb gibt Dir diese Woche im Interview André Nünninghoff von der Paperless GmbH. Das Video findest Du hier:

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Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ist in unserer schnelllebigen Gesellschaft immer wichtiger. Häufig steht nicht mehr die Frage im Raum, ob Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können und sollen, sondern wie.

Ich habe hier eine Liste für Dich erstellt, damit Du auch bei der praktischen Umsetzung nichts vergisst.

Vereinbarung über Arbeitsort und Arbeitszeit

Allgemeine Bestimmungen zur Arbeitszeit müssen eingehalten werden. Dies musst Du mit Deinen Mitarbeitern schriftlich festhalten. Es besteht auch die Möglichkeit, Vertrauensarbeitszeit ohne genaue Erfassung der Arbeitszeit anzubieten.

Büroausstattung

Um vernünftig arbeiten zu können, braucht Dein Mitarbeiter eine geeignete Ausstattung für das Büro bzw. den Arbeitsplatz. Dazu gehören:

• Schreibtisch & Schreibtischstuhl
• Ablagemöglichkeiten für Dokumenten und Ordner
• Ausreichend Licht, eventuell eine Schreibtischlampe
• Locher, Tacker, Druckerpapier, Stifte etc.

Häufig besteht bereits ein Arbeitsplatz mit Tisch und Stuhl bei Deinen Mitarbeitern zuhause. Dieser kann auch gern genutzt werden. Sollte keine geeignete Ausstattung vorhanden sein, muss Du als Arbeitgeber Dich darum kümmern.

Digitale Ausstattung – Hardware

Grundlage für die Heimarbeit ist heutzutage der digitale Arbeitsplatz. Dazu wird benötigt:

• Computer oder Laptop mit Internetanschluss
• Eventuell ein zusätzlicher Bildschirm
• Telefon
• Drucker, Kopierer, Scanner (gibt es häufig als Kombigerät)
• Bei Bedarf zusätzliche Lautsprecher, Kopfhörer mit Mikrofon
• Andere spezifische Geräte, die in Deinem Betrieb benötigt werden, z.B. ein Etikettendrucker

Digitale Ausstattung – Software

Damit Dein Mitarbeiter von Zuhause aus genauso arbeiten kann, wie aus dem Büro, müssen alle Programme auch vollständig auf seinem Rechner installiert sein:

• E-Mail-Programm
• Office-Programme
• VPN-Client, damit Kundendaten oder andere Daten, die dem Datenschutz unterliegen, gesichert übertragen werden können
• Spezifische Programme, die Du jeden Tag benötigst, vielleicht bestimmte Warenwirtschaftssysteme, SAP o.Ä.

Individuelle Zusatzausstattung

Denke an die Bedürfnisse Deines Betriebes. Vielleicht benötigt ein Mitarbeiter zum kreativen Arbeiten eine andere Ausstattung als jemand, der für die Buchhaltung zuständig ist.

Fazit

Achte darauf, dass Du gleich die richtige Ausstattung kaufst. Auch beim Homeoffice gilt der Leitsatz: „Wer billigt kauft, kauft zweimal.“ Nun muss nicht alles schlecht sein, was auch günstig ist. Wäge beim Kauf genau ab, womit Dein Mitarbeiter langfristig am produktivsten Arbeiten kann. Dann zahlen sich die Investitionen bald aus.

Bedenke aber bitte bei allen Punkten, dass auch im Home-Office der Arbeitsschutz und somit die Sicherheit und die Gesundheit des Arbeitnehmers im Vordergrund stehen.

Ob arbeits- und ortsunabhängiges Arbeiten etwas für Deinen Betrieb ist, und wie Du dies umsetzen könntest, findest Du diese Woche in unserem Podcast.

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Die Zukunft ist ungewiss, die Zukunft kann man nicht beeinflussen. Das hörst Du bestimmt oft und nickst in Gedanken. Besonders jetzt stimmst Du zu, weil Du gerade gar keine Zeit zum Wunschdenken in weiter Zukunft hast.

Du kommst doch jetzt schon kaum mit dem aktuellen Geschehen zurecht und hast Du ohnehin das Gefühl, dass die Hütte brennt. Doch es lohnt sich, an Deine Zukunft mit Deinen ganz persönlichen Wünschen und Zielen zu denken.

Du kennst bestimmt Jim Carrey. Vor vielen Jahren ein noch unbekannter Schauspieler, der für sich das Versprechen machte, dass er einen 10 Millionen Dollar Vertrag in fünf Jahren abschließen würde. Diese Vision hat er für sich durch einen selbstgeschrieben Check visualisiert. Fünf Jahre später wurde er zum Hauptdarsteller von dem Hollywoodfilm „Dumm und Dümmer“. Seine Vision des Schecks von über 10 Millionen Dollar wurde Realität.

Jetzt denkst Du, dass Dir so ein Glück nicht gegönnt ist? Weit gefehlt. Hier kommen drei einfache Tipps, wie Du Deine Wunschzukunft visualisierst, damit Du Deine Ziele Realität werden lässt.

1. Wie funktioniert Deine Wunschvisualisierung?
   Schließe Deine Augen und male Dir ein imaginäres Bild, das Deinem Wunsch oder Deinem Ziel entspricht. Versuche, Dir Dein Ziel so detailliert wie möglich in Deinem inneren Auge vorzustellen. Wo bist Du? Was fühlst Du? Was trägst Du? Ist vielleicht jemand bei Dir? Versuch es Dir so real wie möglich vorzustellen.

2. Wann möchtest Du den Zirkus noch machen?
   Zeit ist etwas Kostbares. Du selbst musst vermutlich sehr sparsam mit ihr umgehen. Doch denke daran, es geht um Deine Zukunft. Visualisieren kannst Du fast überall, zum Beispiel im Bett vor dem Schlafen gehen oder nach dem Aufstehen. Dies sind gute Zeiten, weil Du noch halb in der „Traumwelt“ bist und Du Deine Träume so besser vertiefen kannst. Du kannst Deine Traumvisualisierung auch in Deiner Pause während der Arbeit machen – Du setzt Dir doch inzwischen eine feste Pause, oder? Durch das Aufrufen Deiner Wünsche, werden positive Gefühle freigesetzt, wodurch Du nach der Pause gestärkt und motiviert weitermachen kannst.

3. Wie Du ein Board zur Visualisierung nutzen kannst?
   Gestalte Dir Deine Träume direkt vor Deinen Augen. Du kannst Dein Visionboard analog oder digital gestalten. Suche Dir Bilder aus Zeitschriften, Broschüren oder dem Internet, die Deinen Wünschen entsprechen und gestalte damit ein ganzes Board. Das Bild hängst Du dann an einen Ort, an dem Du Dir Dein Zukunftsbild oft anschauen kannst, zum Beispiel im Schlafzimmer oder in Deinem Büro. Damit kannst Du Dich daran erinnern, wofür Du jeden Tag arbeitest. Falls Du Dir Dein Zukunftsbild digital gestaltest, dann kannst Du es zum Beispiel als Dein Hintergrundbild auf dem Desktop benutzen. Gar keine schlechte Idee, oder?

Falls Du keine Zeit hast, Dir ein Visionboard zu machen, dann nutze einfach unsere kleine Hilfe, die wir hier für Dich zum Download bereitgestellt haben:

https://bit.ly/2UD0vRA

Achtung: Dieses Angebot ist nur 1 Woche lang erhältlich.

Möchtest Du wissen, wie Du aus Disziplin eine Routine machst? Schau hier ins Video:

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Auf der Suche nach neuen Fachkräften befinden sich viele Handwerksbetriebe. Doch der demografische und technische Wandel macht es zunehmend schwerer, gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Um die Wettbewerbsfähigkeit gerade in kleinen und mittleren Betrieben aufrecht zu erhalten, ist eine vorausschauende Personalplanung unverzichtbar.

Um den Bedarf an geeigneten Mitarbeitern zu decken, steht zum einen die interne Personalbeschaffung zur Wahl. Hier entwickeln Sie Ihre Bestandsmitarbeiter zu auf neue Positionen, vielleicht sogar zu Führungskräften durch Weiterbildungen oder interne Schulungen und bereiten sie auf neue Aufgaben vor.

Der andere Weg ist die Gewinnung von neuen Mitarbeitern und/oder Auszubildenden über die externe Personalbeschaffung.

Personalentscheidungen gehören zu den wichtigsten und gleichzeitig auch anspruchsvollsten Aufgaben in einem Betrieb. Ausgehend von den Betriebszielen können eine Umsatzerhöhung, angestrebte Investitionen, geplante Produktionsverfahren und die Sortimentsgestaltung neues Personal erforderlich machen. Aber auch Personalabgänge durch Kündigung, Krankheit oder Ruhestand machen sorgfältiges unternehmerisches Handeln bei der Suche nach Personal erforderlich. Personelle Fehlentscheidungen können zu finanziellen Belastungen führen und auch das Betriebsklima nachhaltig beeinträchtigen.

Planung der Personalbeschaffung

Der Ausgangspunkt ist eine Liste, auf der Sie alle Mitarbeiter aufführen, mit Alter, Qualifikation und der ausgeübten Tätigkeit. Weitere wichtige Fragen sind: Wer sind die Leistungsträger in Ihrem Betrieb und welche Personen besitzen wichtiges Wissen? Besteht Qualifizierungsbedarf über Weiter- oder Fortbildungen? Welche körperlichen und psychischen Belastungen sind mit den Arbeitsplätzen verbunden?

Diese Informationen geben Ihnen Auskunft über die Beschäftigungsstruktur und Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Man kann so besser einschätzen, welche Mitarbeiter den Betrieb wegen Ausbildungsende, Pflege von Angehörigen, Elternzeit, Pensionierung und Fluktuation verlassen werden.

Oder werden zukünftig wegen voller Auftragsbücher zusätzliche Mitarbeiter benötigt? Fragen, die Sie vorher geklärt haben sollten.

Möglichkeiten für die Personalsuche

Sie haben verschiedene Möglichkeiten der Personalsuche z.B. die Vermittlung durch die Arbeitsagentur oder durch Kammern und Kreishandwerkerschaften, das Schalten von Stellenanzeigen in Tages- oder Fachzeitungen oder natürlich auch auf Social Media. Besonders erfolgreich ist die Aktivierung Ihres persönlichen Netzwerks aus Bekannten, Familie, ehemalige Arbeitskollegen, Schulkollegen und so weiter.

Um die Kosten gering zu halten, können Sie Ihren Bedarf an Mitarbeitern auch der Agentur für Arbeit melden oder Sie schauen in den aktuellen Tageszeitungen nach passenden Stellengesuchen, denn wer selbst aktiv wird und kostenpflichtig ein Stellengesuch aufgibt, der will auch arbeiten. Nur offen gestanden machen Handwerker das wirklich selten.

Außenwirkung meines Betriebes

Überprüfen Sie einmal, wie Sie Ihren Betrieb präsentieren. Haben Sie eine aktuelle und regelmäßig gepflegte Homepage? Geben Sie dort auch ruhig Einblicke in Ihren Betrieb. Oder nehmen Sie ein kleines Video auf, in dem Sie bekanntgeben, dass Sie nach neuen Mitarbeitern suchen. Heben Sie Ihre betrieblichen Benefits hervor. Oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter für sich und Ihren Betrieb werben.

Arbeitgeber-Bewertungsportale

Immer mehr Beachtung finden auch verschiedene Arbeitgeberbewertungsportale wie Companize, Glassdoor, Jobvote, Jobvoting, Kununu oder mein Chef.

Hier können Arbeitgeber Ihr Image pflegen, das eigene Profil gestalten und Stellen ausschreiben und sogar Stellung nehmen zu abgegebenen Bewertungen.

Allerdings können negative Bewertungen auch dem Image des Betriebes schaden und potenzielle Bewerber abschrecken. Bewertungen und Kommentare sind anonym und nicht zurück zu verfolgen.

Viele potenzielle neue Mitarbeiter informieren sich auf solchen Plattformen, auch über Sie und Ihren Betrieb. Also schauen Sie doch mal nach, ob Sie etwas über sich und Ihren Betrieb finden. Auch können Sie Ihre Mitarbeiter dazu auffordern, vielleicht eine positive Bewertung auf einer solchen Plattform zu hinterlassen. Dies erhöht Ihre Chancen, dass Fachkräfte, die auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber sind, den Weg zu Ihnen und Ihrem Betrieb finden.

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Die Fragen aller Fragen wie jedes Jahr: Wie mache ich auf meinen Betrieb aufmerksam? Wie erreiche ich die jungen Leute? Wie stelle ich den Ausbildungsplatz und Betrieb attraktiv vor?

Das Thema Ausbildung ist wichtiger denn je. Das schlechte Image der Ausbildung im Handwerk, der demografische Wandel und die steigende Zahl der Studenten – diese Aspekte machen den Aufbau eines Ausbildungsmarketings dringend erforderlich.

Ausbildungsmarketing – Bitte was?

Doch was ist mit Ausbildungsmarketing gemeint? Das Ausbildungsmarketing umfasst all Ihre Maßnahmen, Aktivitäten und Bemühungen, die offenen Ausbildungsplätze mit geeigneten Bewerbern zu besetzen und diese effektiv an Ihren Betrieb zu binden. Im Rahmen des Ausbildungsmarketings zielen Sie daher auf drei Ziele ab:

• das Interesse möglicher Bewerber zu gewinnen
• einen geeigneten Bewerber zu finden und einzustellen sowie
• diesen letztlich an Ihren Betrieb zu binden.

Die Themen in den Podcast-Episoden 25 (Thema: Arbeitgebermarke), 31 (Thema: Außendarstellung) und 32 (Thema: nachhaltige Betriebsführung) haben Sie bereits gut auf dieses Thema vorbereitet.

Sie wissen bereits, wie Sie die medialen Kanäle nutzen können, um gerade junge Menschen zu erreichen. Sie wissen, wie wichtig Ihre Verantwortung als Betriebsinhaber für Ihre Mitarbeiter ist und dass Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal ausbauen und klar in die Welt kommunizieren sollten.

Warum Ausbildungsmarketing?

Das schlechte Image, den demografischen Wandel und die steigende Zahl der Studenten einmal beiseite – vielen Jugendlichen ist nicht einmal die Existenz der Handwerksbetriebe in der Region bekannt. Wie sollen die Jugendlichen dann erst über das Ausbildungsangebot wissen? Wenn sie die Betriebe kennen, dann wissen sie meist wenig über das Für des jeweiligen Betriebes, dafür aber viel über das Wider einer Ausbildung im Handwerk.

Um dieser fehlenden Präsenz entgegenzuwirken, das Für zu stärken und das Wider der Jugendlichen zu senken, müssen gezielte Maßnahmen durchgeführt werden. Diese setzen an der Kommunikation an: Sie müssen die Jugendlichen richtig ansprechen. Um praktische Tipps aus dem Forschungsprojekt von Dennis Wilken zu Ihrem Ausbildungsmarketing zu erfahren, hören Sie einfach in die aktuelle Podcast-Episode von Handwerksmensch.

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Wie schön wäre es doch, wenn Sie zufriedene, gesunde und motivierte Mitarbeiter hätten, die bei Ihnen bleiben und Sinn bei ihrer Arbeit finden? Für die ihre Arbeit mehr ist als nur ein Job? Wie wäre es, wenn sie Ihre (betrieblichen) Werte leben und Ihnen dazu verhelfen, ein stressfreies Leben als Betriebsinhaber(in) zu führen? Wie wird es sich für Sie anfühlen, mehr Zeit für Sie und die Meilensteine Ihres Lebens zu haben? Wie erst wird sich Ihr Betrieb mit deutlich mehr Struktur und Sichtbarkeit entwickeln? Wie stolz werden Ihre Mitarbeiter sein, wenn Sie sie mit Ihrer Leidenschaft inspirieren und begeistern? Wie sehr werden sie zu treuen Fans werden, die andere Fans magnetisch anziehen? Die alles entscheidende Frage für Sie ist nur, was sind Sie bereit zu investieren, um Ihrem Jahr mehr Tage zu geben – bis zu Ihrem letzten Tag?

Der Schlüssel sitzt in Ihnen. Oft nur in Ihnen.

Dieses Buch ist für jene leuchtenden Betriebsinhaber gemacht, die erkannt haben, dass Mitarbeitermotivation kein Endziel sondern persönlicher Selbstzweck ist.

Hören Sie jetzt rein in die neue Episode des Podcast und erfahren Sie, was Ihre Mitarbeiter wirklich wollen – ein Vorgeschmack (Kapitel 3) auf das neue Buch „Der stressfreie Handwerksbetrieb“.

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Den Zug nicht zu verpassen. Das gilt auch für den Betrieb, der sich im Zeitalter der Digitalisierung einer neuen Arbeitswelt gegenübergestellt sieht. Es gibt zahlreiche Maßnahmen, die Sie als Betriebsinhaber ergreifen können, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder mittels neuer Technologien die gesamte Organisation stressfreier zu gestalten. Am Ende steht die Frage, wie Sie solche Veränderungen angehen.

Auf jeden Fall lohnt sich eine Investition, um im Zuge der Digitalisierung nicht stehen zu bleiben und zu resignieren: Machen, sollte die Devise lauten. Nehmen Sie sich die Zeit und denken Sie einmal in Ruhe darüber nach, an welcher Stelle die neue Arbeitswelt in Ihrem Betrieb Einzug halten könnte.

Wo sind Neuerungen schon längst fällig oder wurden immer aufgeschoben?

Wer kann mich in die neue Arbeitswelt begleiten?

Nun haben Sie sich entschieden, neue Wege zu gehen. Sie sind überzeugt davon, dass Sie und Ihre Mitarbeiter nur davon profitieren können. An dieser Stelle kommt Handwerksmensch zum Einsatz. Seit Juli 2018 sind wir autorisierter Prozessberater und können Sie nun nicht nur mit unternehmensWert:Mensch sondern auch mit unternehmensWert:Mensch plus in die neue Arbeitswelt begleiten und Ihren Betrieb optimal aufstellen.

Wie verläuft das Programm unternehmensWert:Mensch?

Der erste Schritt auf dem Weg zur Beratung durch unternehmensWert:Mensch plus ist der Besuch einer kostenfreien Erstberatung in einer der deutschlandweit vorhandenen Erstberatungsstellen. Erfüllt Ihr Betrieb die Förderkriterien, erhalten Sie einen Beratungsscheck, mit dem Sie eine geförderte Beratung in Anspruch nehmen können.

Um gefördert zu werden, muss Ihr Betrieb verschiedene Kriterien erfüllen. Sind alle Kriterien erfüllt, können Sie die Förderung in Anspruch nehmen.

Wir sind seit Juli 2018 autorisierter Prozessberater und begleiten Sie auf Ihrem Weg in eine neue Arbeitswelt. Hierzu begleiten wir Sie vor Ort in Ihrem Betrieb und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen als Betriebsinhaber und Ihren Mitarbeitern zusammen ein Handlungskonzept mit Maßnahmen, das individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.

Die Handlungsfelder im Rahmen der neuen Arbeitswelt sind vielfältig. Es ist wichtig, individuell zu analysieren, wo und in welchen Ausmaß Ihr Betrieb von der Digitalisierung profitieren kann. Neue, einfacher gestaltete Arbeitsabläufe mittels neuer Technik oder eine Betriebsorganisation per App werden Ihnen das Leben und die Produktivität erleichtern. Aber natürlich birgt das Neue, auch einen gewissen Nachteil, da die Umstellung einige Zeit in Anspruch nimmt, bis alles so läuft wie es soll. Ist das aber geschafft, werden Sie und Ihre Mitarbeiter froh sein, über die neu eingeführte Technik, die so einiges im stressigen Handwerker-Alltag erleichtern wird.

Hören Sie jetzt rein in die neue Episode des Podcast und erfahren Sie, wie Sie Ihren Betrieb mit unternehmensWert:Mensch plus fit für die neue Arbeitswelt machen.

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Eine der wichtigsten Fragen, die sich ein Betriebsinhaber stellen sollte, ist die der Nachfolge.

Das Forschungsprojekt von Annika Knurr „Nachfolge bedeutet Zukunft“ hat viele Fragen an Nachfolger gestellt und Antworten aus der Praxis bekommen. Handwerksmensch hat die Masterstudentin bei ihrem Forschungsprojekt begleitet.

Einen Handwerksbetrieb zu übernehmen bedeutet in erster Linie einmal, die Tradition zu wahren und den Betrieb mit den tradierten Wurzeln in die Zukunft zu führen. Um in guten und in schlechten Zeiten gut aufgestellt zu sein und den Betrieb erfolgreich führen zu können, braucht es ganz besonders einen Nachfolger mit „Steh-auf-Männchen“-Qualitäten. Sich nicht aus der Bahn werfen zu lassen, eine harmonische Beziehung innerhalb der Familie zu führen und Verantwortung tragen zu können – das sind hohe, aber nicht unrealistische Anforderung an den Übernehmer eines Betriebes. Entscheidend ist es jedoch vor allem, die Mitarbeiter rechtszeitig abzuholen und in den Nachfolgeprozess einzubinden, damit sich alle weiterentwickeln können: Mitarbeiter, Nachfolger und Betrieb gleichermaßen.

Hören Sie jetzt rein in die neue Episode des Podcast und erfahren Sie, wie auch Sie Ihren Nachfolgeprozess erfolgreich in die Wege leiten können.

Möchten Sie die Episode in voller Länge hören, dann schauen Sie gerne auf unserem Podcast vorbei:
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Den richtigen Mitarbeiter für den Betrieb zu finden ist schwer, da gerade der Neuling vieles können muss, das Team perfekt ergänzen und zudem für das gesamte Team sympathisch sein sollte. Diese Vielzahl an Anforderungen erschweren und verzögern logischerweise auch den Einstellungsprozess. Die Bewerber werden kritisch unter die Lupe genommen und auf Herz und Nieren geprüft. Am Ende eines Bewerbungsverfahrens haben Ihr Team und Sie bereits viel Zeit, Nerven, Geld, Kraft und Mühe investiert, um den aus Ihrer Sicht Richtigen auswählen zu können.

Auf jeden Fall rentieren sich diese Investitionen, denn wie uns ein altes Sprichwort sagt: Wer billig kauft, der kauft zwei Mal. Ähnlich ist es eben auch im Bewerbungsverfahren. Der erstbeste Bewerber kann sich schnell als die falsche Wahl entpuppen, was eben nicht auf den ersten Blick zu sehen ist. Nehmen Sie sich also für das Bewerbungsverfahren, wenn möglich, ausreichend Zeit. Die Suche nach neuen Mitarbeitern kann für einen Betrieb genauso anstrengend sein, wie die Jobsuche für einen Bewerber.

Erst einmal den Grundstein legen

Nun haben Ihr Team und Sie sich für einen neuen Mitarbeiter entscheiden können und auch dieser ist von Ihrem Team, dem Betrieb und Ihnen überzeugt. Doch gleich von 0 auf 100 in einem neuen Betrieb durchzustarten ist für Ihren neuen Mitarbeiter natürlich nicht möglich. Bei Auszubildenden ist das natürlich klar, da für diese alles neu ist. Doch auch ein älterer Geselle oder Meister, der nun bei Ihnen anfängt, braucht Zeit um anzukommen, und erstmal eingearbeitet zu werden.

Die gründliche Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das sogenannte Onboarding, ist das Fundament des Arbeitsverhältnisses.

Viele Menschen fühlen sich in der ersten Zeit und besonders in den ersten Tagen sehr unsicher und zudem unwohl bei der Arbeit. Die Situation in vielen Betrieben gestaltet sich wie folgt: In der ersten Zeit fehlen noch Werkzeuge für den neuen Kollegen. Der Arbeitsplatz kann noch nicht bereitgestellt werden, weil dieser vielleicht vorher als „Besenkammer“ diente. Diese Besenkammer darf der neue Mitarbeiter dann vielleicht auch noch selbst aus- und umräumen. Neue Mitarbeiter erhalten am Anfang viel zu oft einen unvorbereiteten oder sogar unbrauchbaren Arbeitsplatz, nur eine sehr sporadische Einweisung, bekommen keinen festen Ansprechpartner. Kein alteingesessener Mitarbeiter fühlt sich für den neuen Mitarbeiter zuständig – wie bestellt und nicht abgeholt. Auf diese Weise werden viele neue Mitarbeiter gerade zu Beginn nicht gerade wertschätzend im Betrieb empfangen, ohne, dass das so gemeint ist. Auf Seiten des Betriebes wird dies schlichtweg häufig als nebensächlich oder unwichtig wahrgenommen.

Jedoch demotiviert diese „Begrüßung“, schafft ein erstes schlechtes Bild vom Betrieb und diese Tage bleiben negativ in Erinnerung und werden sich rumsprechen. Machen Sie es anders: Nehmen Sie sich gerade in den ersten Tagen etwas Zeit für den neuen Mitarbeiter und bieten ihm Ihren Rat an und stellen Sie bereits im Vorfeld alle Weichen in Richtung „Willkommen“ und „Ankommen“.

Onboarding – Was Sie tun können, um den Mitarbeiter mit an Bord zu holen

Wir haben für Sie eine Liste zusammengestellt, an der Sie sich für das Onboarding Ihres neuen Mitarbeiters orientieren können.

1. Vor dem ersten Arbeitstag gibt es einige Baustellen

Es wurde eben schon gesagt: Nicht gerade der neue Mitarbeiter sollte mit einer Aufräumaktion seines eigenen Arbeitsplatzes starten müssen, die jemand anderes vorher hinterließ. Das ist kein guter Start! Machen Sie es zu Ihrer Aufgabe oder delegieren Sie diese Aufgabe auch zusätzlich an andere Mitarbeiter. Bereiten Sie den Arbeitsplatz so vor, dass dieser einen guten, ordentlichen und vollständigen Eindruck auf Sie macht.

Bevor Ihr neuer Mitarbeiter natürlich bei Ihnen anfängt, informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber: Wer fängt an? Welche Aufgaben wird er übernehmen? Was sind wichtige Informationen, die das Team vorab erhalten sollte?

2. Der erste Arbeitstag ist sehr wichtig, aber noch längst nicht alles

Ohne Frage, der erste Arbeitstag ist wichtig und sollte sich komplett um das Willkommen und Ankommen drehen. Der Mitarbeiter wird am ersten Tag nur eingearbeitet und legt nicht gleich los. Doch am besten ist dafür nicht nur am ersten Tag Zeit. Strukturieren Sie das Onboarding so, dass auch nach einer Woche und vielleicht nach einem Monat nach dem Einstieg nochmal geprüft wird, wie der Mitarbeiter angekommen ist. Vieles ergibt sich nicht gleich am ersten Tag sondern erst nach und nach im Arbeitsprozess. Die Tür ist hierbei in beide Richtungen offen: Ihr Mitarbeiter kann zu Ihnen kommen, aber auch Sie sollten noch einmal ein Mitarbeitergespräch anbieten, in dem Sie nachfragen, wie die Arbeitssituation usw. aussieht.

3. Was am ersten Tag wirklich zählt

Die fachliche Einarbeitung ist wichtig, aber nicht alles. Sie sollten zu Beginn erst einmal die Begrüßung und offizielle Vorstellung der Mitarbeiter im Team und ggf. auch teamübergreifend machen. Am besten übernehmen Sie die Vorstellungsrunde auch persönlich, willkommen heißen ist Chefsache. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihren neuen Mitarbeiter auch selbst weiter persönlich kennenzulernen, z.B. bei einer Tasse Tee oder Kaffee.

Natürlich zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter den Betrieb und speziell den aufgeräumten und vollständigen Arbeitsplatz.

Am ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass Ihr neuer Mitarbeiter die Zuständigkeiten und die Arbeitseinweisung erhält und alles Organisatorische geklärt wird. Gerade zu Beginn kann es sinnvoll sein, dass Sie dem neuen Mitarbeiter einen internen Paten zur Seite stellen. Der betriebsinterne Pate ist die Anlaufstelle und Ansprechperson für den neuen Mitarbeiter bei Fragen, Problemen und begleitet diesen, den eigenen Platz im Betrieb zu finden. Er muss von Ihnen natürlich sorgfältig ausgesucht werden und selbst bereit sein, die Aufgabe zu übernehmen. Mehr zur Patenschaft im Betrieb können Sie hier in einem anderen Blogartikel von uns erfahren.

Gemeinsam mit dem Paten erarbeiten Sie zuvor den Einarbeitungsplan. Dieser dient Ihrem Mitarbeiter als Orientierung für den Beginn. Im Einarbeitungsplan werden die wichtigsten Punkte und ersten Stufen für die jeweilige Stelle festgehalten.

Sie beginnen dort, wo Sie geendet sind

Das Onboarding ist ein langer Prozess. Tatsächlich sollten Sie die Grundlogik des Onboardings nie außer Acht lassen, auch dann nicht, wenn Ihr Mitarbeiter schon lange im Betrieb arbeitet. Denn Sie möchten mit Sicherheit auch Ihre Mitarbeiter bei der Stange halten. Das geht jedoch nur, wenn Sie ein offenes Ohr behalten und sich weiterhin um die Anliegen und Nöte Ihrer Mitarbeiter kümmern.

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Viele Betriebsinhaber brennen in erster Linie für Ihr Handwerk und meist danach auch schon für Ihr Team. Gut mit den einzelnen Menschen im Team zurechtzukommen, sich auszutauschen usw. sind wichtige Aufgaben eines Chefs. Dabei bleibt aber eines meistens auf der Strecke: Die Personalarbeit. Die Qualifizierung einzelner Mitarbeiter oder des ganzen Teams organisieren, Übergänge von der Erwerbstätigkeit in den Ruhestand organisieren, die neue Generation aufbauen – das sind wichtige Aufgaben, die zwar häufig irgendwie gemacht werden, aber nicht mit System.

Strukturen schaffen, um das Wissen im Betrieb zu halten

Schaffen Sie feste Strukturen in Ihrem Betrieb! Nutzen Sie etwa Qualifikationsbedarfsanalysen und Altersstrukturanalysen, um kurz- und langfristig den Überblick über den Qualifizierungsbedarf in Ihrem Betrieb zu haben. Beides mag sich sehr abstrakt anhören, ergibt aber Sinn. Was sich genau dahinter versteckt, erfahren Sie in der kommenden Podcast-Episode.

So viel Vorweg: Sie nutzen viele Eckdaten zur Qualifikation, Ausbildung und Erfahrungsschatz sowie das Alter, um letztlich einen Qualifizierungsplan aufzustellen. Dieser Qualifizierungsplan ermöglicht es Ihnen, feste Strukturen in Ihrem Betrieb zu schaffen.

Wissensmanagement: know-what – know-how – know-why

Einen Qualifizierungsplan über eine Altersstruktur- und Qualifikationsbedarfsanalyse aufzustellen kostet Zeit. Weshalb sollte also gerade dieser Weg gegangen werden? Das Stichwort heißt Wissensmanagement.

Sie nutzen alle möglichen Informationen und bespielen Ihren Qualifizierungsplan mit diesen. Dadurch bündeln Sie viele Informationen gleichzeitig erhalten einen guten Überblick über die Betriebssituation. Sie können damit kurz- und langfristige Entwicklungen abschätzen und so den Weiterbildungsbedarf lenken. Das ist wichtig, denn auch gerade Ihr Handwerksbetrieb lebt vom Wissen Ihrer Mitarbeiter. Deshalb sollten Sie auch wissen, wie sich dieses (weiter)entwickelt.

Das know-what, know-how und know-why eines erfahrenen Mitarbeiters sollte auch in Ihrem Betrieb gesichert werden. Wenn etwa ein Mitarbeiter in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen wird, dann müssen Sie Übergangssituationen schaffen, in denen Ihr erfahrener Mitarbeiter sein Erfahrungswissen weitergeben kann. Sie sorgen für die passenden Umstände des Wissenstransfers.

Hören Sie in die kommende Podcast-Episode von Handwerksmensch, um alles rund um die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter und Ihres Betriebs zu erfahren.

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