Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ist in unserer schnelllebigen Gesellschaft immer wichtiger. Häufig steht nicht mehr die Frage im Raum, ob Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können und sollen, sondern wie.

Ich habe hier eine Liste für Dich erstellt, damit Du auch bei der praktischen Umsetzung nichts vergisst.

Vereinbarung über Arbeitsort und Arbeitszeit

Allgemeine Bestimmungen zur Arbeitszeit müssen eingehalten werden. Dies musst Du mit Deinen Mitarbeitern schriftlich festhalten. Es besteht auch die Möglichkeit, Vertrauensarbeitszeit ohne genaue Erfassung der Arbeitszeit anzubieten.

Büroausstattung

Um vernünftig arbeiten zu können, braucht Dein Mitarbeiter eine geeignete Ausstattung für das Büro bzw. den Arbeitsplatz. Dazu gehören:

• Schreibtisch & Schreibtischstuhl
• Ablagemöglichkeiten für Dokumenten und Ordner
• Ausreichend Licht, eventuell eine Schreibtischlampe
• Locher, Tacker, Druckerpapier, Stifte etc.

Häufig besteht bereits ein Arbeitsplatz mit Tisch und Stuhl bei Deinen Mitarbeitern zuhause. Dieser kann auch gern genutzt werden. Sollte keine geeignete Ausstattung vorhanden sein, muss Du als Arbeitgeber Dich darum kümmern.

Digitale Ausstattung – Hardware

Grundlage für die Heimarbeit ist heutzutage der digitale Arbeitsplatz. Dazu wird benötigt:

• Computer oder Laptop mit Internetanschluss
• Eventuell ein zusätzlicher Bildschirm
• Telefon
• Drucker, Kopierer, Scanner (gibt es häufig als Kombigerät)
• Bei Bedarf zusätzliche Lautsprecher, Kopfhörer mit Mikrofon
• Andere spezifische Geräte, die in Deinem Betrieb benötigt werden, z.B. ein Etikettendrucker

Digitale Ausstattung – Software

Damit Dein Mitarbeiter von Zuhause aus genauso arbeiten kann, wie aus dem Büro, müssen alle Programme auch vollständig auf seinem Rechner installiert sein:

• E-Mail-Programm
• Office-Programme
• VPN-Client, damit Kundendaten oder andere Daten, die dem Datenschutz unterliegen, gesichert übertragen werden können
• Spezifische Programme, die Du jeden Tag benötigst, vielleicht bestimmte Warenwirtschaftssysteme, SAP o.Ä.

Individuelle Zusatzausstattung

Denke an die Bedürfnisse Deines Betriebes. Vielleicht benötigt ein Mitarbeiter zum kreativen Arbeiten eine andere Ausstattung als jemand, der für die Buchhaltung zuständig ist.

Fazit

Achte darauf, dass Du gleich die richtige Ausstattung kaufst. Auch beim Homeoffice gilt der Leitsatz: „Wer billigt kauft, kauft zweimal.“ Nun muss nicht alles schlecht sein, was auch günstig ist. Wäge beim Kauf genau ab, womit Dein Mitarbeiter langfristig am produktivsten Arbeiten kann. Dann zahlen sich die Investitionen bald aus.

Bedenke aber bitte bei allen Punkten, dass auch im Home-Office der Arbeitsschutz und somit die Sicherheit und die Gesundheit des Arbeitnehmers im Vordergrund stehen.

Ob arbeits- und ortsunabhängiges Arbeiten etwas für Deinen Betrieb ist, und wie Du dies umsetzen könntest, findest Du diese Woche in unserem Podcast.

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Du möchtest Dich von unnötigem Ballast in Deinem Betrieb oder besser noch auf Deinem täglichen Schreibtisch befreien? – Kein Problem, das ist möglich. Alles, was Du dafür tun musst, ist Deine täglichen Aufgaben wahrzunehmen, zu beobachten und in vier Kategorien einzuteilen.

Du musst für Dich das Wichtige von Unwichtigem trennen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix) gibt uns eine Vierfeld-Matrix vor. Du unterteilst Deine Aufgaben oder auch Gedanken in zwei Rubriken ein. Du fragst Dich, ob die Aufgabe grundsätzlich wichtig ist und/ oder dringlich.

Wichtig und dringend

Aufgaben, die sowohl wichtig und dringlich sind, trägst Du in der Matrix mindesten gedanklich oben links ein. Diese solltest Du → sofort und selbst erledigen. Diese Aufgaben dulden keinen Aufschub.

Beispiel: Dein Mitarbeiter hat Dir per WhatsApp mitgeteilt, dass er die Baustelle nach einem Streit mit dem Vorarbeiter verlassen hat und nach Hause gefahren ist. Der Vorarbeiter hat Dir mitgeteilt, dass Dein Mitarbeiter mit der Kündigung gedroht hat. Hier steht ein Gespräch an und das kurzfristig.

Wichtig und nicht dringend

Diese Kategorie an Aufgaben oben rechts in der Matrix ist zwar wichtig, erfordert aber nicht, sofort erledigt zu werden. → Diese Aufgabe solltest Du genau formulieren, terminieren und selbst erledigen. Aber: nicht sofort.

Beispiel: Du hast heute Morgen ein Aufmaß auf der Baustelle genommen und Dein Kunde erwartet von Dir ein Angebot. Dieses solltest Du zeitnah erledigen. Da es nicht erforderlich ist, dass Dein Kunde noch in der gleichen Stunde das Angebot erhält, terminiere Dir diese Aufgabe, dass Du sie nicht aus den Augen verlierst. Bleibe verbindlich und halte den Termin der Angebotszustellung, den Du dem Kunden zugesagt hast, unbedingt ein. Kein Kunde erwartet sofort ein schriftliches Angebot; er erwartet, dass er es zeitnah und überhaupt erhält.

Nicht wichtig, aber dringend

Diese Aufgaben findest Du in der Matrix unten links. Sie sind zwar dringend, aber nicht wichtig. → Diese Aufgaben solltest Du terminieren und delegieren, also festlegen, bis wann sie spätestens erledigt sein müssen.

Beispiel: Eine solche Aufgabe könnte zum Beispiel die Angebotseinholung für Kfz-Versicherung Deiner Firmenfahrzeuge bedeuten. Diese Aufgabe kannst Du gut und gerne an Deine Bürokraft weitergeben. Diese Aufgabe musst weder Du erledigen, noch ist sie sofort umzusetzen. Aber: Halte hier unbedingt im Blick, dass diese Aufgabe erledigt wird und nicht in Vergessenheit gerät.

Mülltonne: Nicht wichtig UND nicht dringend

Die spannendste und Leben rettende Kategorie Deiner Aufgabenpalette ist die der unwichtigen und nicht dringlichen Aufgaben, mit denen wir uns gerne befassen, aufhalten und verzetteln, obwohl sie uns lediglich von unserem Fokus abhalten, aufhalten und unnötig von unserem Kurs abbringen. → Diese Aufgaben oder auch Gedanken solltest Du nicht bearbeiten, nicht anfangen, nicht terminieren und auch nicht einmal delegieren. Diese Aufgabe ist für die analoge und digitale Mülltonne. Juchuh, nutze sie aktiv und täglich. Frage Dich täglich, was muss ich heute nicht tun und was muss ich nicht delegieren. Befreie Dich von unnötigem Ballast.

Beispiel: Hierzu zählt auf Deinem Schreibtisch vielleicht das Erneuern Deiner Ablageboxen, die in die Jahre gekommen sind, das Putzen Deines Monitors oder auch der Umgestaltung Deines Büroequipments.

Diese Aufgabe ist auf den ersten Blick wenig komplex, doch erfordert sie ein Höchstmaß an Konzentration. Wichtig ist, dass Du sie nicht nur einmal machst sondern diese Aufgabe zu Deiner Wochen- oder gar Tagesroutine wird, damit Du ein Gespür für die Kategorisierung bekommst Du Dir damit täglich das Leben vereinfachst.

Wie leicht fällt Dir die Einteilung Deiner Aufgaben und die Bestimmung dessen, was in die Mülltonne geschoben werden kann? Schreib` uns eine Email an info@handwerksmensch.de oder sprich` uns eine Sprachnachricht per Whatsapp an 0176 –23927972.

Möchtest Du wissen, wie Du den X-Faktor für mehr Zeit findest? Freu Dich auf die neue Episode unseres Podcasts.

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Auf der Suche nach neuen Fachkräften befinden sich viele Handwerksbetriebe. Doch der demografische und technische Wandel macht es zunehmend schwerer, gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. Um die Wettbewerbsfähigkeit gerade in kleinen und mittleren Betrieben aufrecht zu erhalten, ist eine vorausschauende Personalplanung unverzichtbar.

Um den Bedarf an geeigneten Mitarbeitern zu decken, steht zum einen die interne Personalbeschaffung zur Wahl. Hier entwickeln Sie Ihre Bestandsmitarbeiter zu auf neue Positionen, vielleicht sogar zu Führungskräften durch Weiterbildungen oder interne Schulungen und bereiten sie auf neue Aufgaben vor.

Der andere Weg ist die Gewinnung von neuen Mitarbeitern und/oder Auszubildenden über die externe Personalbeschaffung.

Personalentscheidungen gehören zu den wichtigsten und gleichzeitig auch anspruchsvollsten Aufgaben in einem Betrieb. Ausgehend von den Betriebszielen können eine Umsatzerhöhung, angestrebte Investitionen, geplante Produktionsverfahren und die Sortimentsgestaltung neues Personal erforderlich machen. Aber auch Personalabgänge durch Kündigung, Krankheit oder Ruhestand machen sorgfältiges unternehmerisches Handeln bei der Suche nach Personal erforderlich. Personelle Fehlentscheidungen können zu finanziellen Belastungen führen und auch das Betriebsklima nachhaltig beeinträchtigen.

Planung der Personalbeschaffung

Der Ausgangspunkt ist eine Liste, auf der Sie alle Mitarbeiter aufführen, mit Alter, Qualifikation und der ausgeübten Tätigkeit. Weitere wichtige Fragen sind: Wer sind die Leistungsträger in Ihrem Betrieb und welche Personen besitzen wichtiges Wissen? Besteht Qualifizierungsbedarf über Weiter- oder Fortbildungen? Welche körperlichen und psychischen Belastungen sind mit den Arbeitsplätzen verbunden?

Diese Informationen geben Ihnen Auskunft über die Beschäftigungsstruktur und Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Man kann so besser einschätzen, welche Mitarbeiter den Betrieb wegen Ausbildungsende, Pflege von Angehörigen, Elternzeit, Pensionierung und Fluktuation verlassen werden.

Oder werden zukünftig wegen voller Auftragsbücher zusätzliche Mitarbeiter benötigt? Fragen, die Sie vorher geklärt haben sollten.

Möglichkeiten für die Personalsuche

Sie haben verschiedene Möglichkeiten der Personalsuche z.B. die Vermittlung durch die Arbeitsagentur oder durch Kammern und Kreishandwerkerschaften, das Schalten von Stellenanzeigen in Tages- oder Fachzeitungen oder natürlich auch auf Social Media. Besonders erfolgreich ist die Aktivierung Ihres persönlichen Netzwerks aus Bekannten, Familie, ehemalige Arbeitskollegen, Schulkollegen und so weiter.

Um die Kosten gering zu halten, können Sie Ihren Bedarf an Mitarbeitern auch der Agentur für Arbeit melden oder Sie schauen in den aktuellen Tageszeitungen nach passenden Stellengesuchen, denn wer selbst aktiv wird und kostenpflichtig ein Stellengesuch aufgibt, der will auch arbeiten. Nur offen gestanden machen Handwerker das wirklich selten.

Außenwirkung meines Betriebes

Überprüfen Sie einmal, wie Sie Ihren Betrieb präsentieren. Haben Sie eine aktuelle und regelmäßig gepflegte Homepage? Geben Sie dort auch ruhig Einblicke in Ihren Betrieb. Oder nehmen Sie ein kleines Video auf, in dem Sie bekanntgeben, dass Sie nach neuen Mitarbeitern suchen. Heben Sie Ihre betrieblichen Benefits hervor. Oder lassen Sie Ihre Mitarbeiter für sich und Ihren Betrieb werben.

Arbeitgeber-Bewertungsportale

Immer mehr Beachtung finden auch verschiedene Arbeitgeberbewertungsportale wie Companize, Glassdoor, Jobvote, Jobvoting, Kununu oder mein Chef.

Hier können Arbeitgeber Ihr Image pflegen, das eigene Profil gestalten und Stellen ausschreiben und sogar Stellung nehmen zu abgegebenen Bewertungen.

Allerdings können negative Bewertungen auch dem Image des Betriebes schaden und potenzielle Bewerber abschrecken. Bewertungen und Kommentare sind anonym und nicht zurück zu verfolgen.

Viele potenzielle neue Mitarbeiter informieren sich auf solchen Plattformen, auch über Sie und Ihren Betrieb. Also schauen Sie doch mal nach, ob Sie etwas über sich und Ihren Betrieb finden. Auch können Sie Ihre Mitarbeiter dazu auffordern, vielleicht eine positive Bewertung auf einer solchen Plattform zu hinterlassen. Dies erhöht Ihre Chancen, dass Fachkräfte, die auf der Suche nach einem neuen Arbeitgeber sind, den Weg zu Ihnen und Ihrem Betrieb finden.

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Schon beim Klingeln Ihres Weckers ist es klar: Dieser Tag wird wieder stressig. Um acht auf der Baustelle zu sein, vorher noch das bestellte Material abzuholen, um halb neun ein Kundengespräch zu führen – all das macht uns schon am Morgen Stress. Stets sind Eile und eine 100%ige Leistung erwünscht. Typische Stressfaktoren, die jeder kennt. Unser Körper verkraftet solche Situationen, zumindest für kurze Zeit. Stress in einem gewissen Maß kann sogar anregend wirken. Wird alles zu viel, macht er uns jedoch krank.

Lassen Sie es nicht soweit kommen: Setzen Sie, wenn möglich, Prioritäten, organisieren Sie Ihre Arbeit und teilen Sie Ihre Zeit gut ein. Durch zusätzliche Entspannung legen Sie dem Stress dann endgültig das „Handwerk“.

Ihre persönlichen Stressquellen identifizieren

Nehmen Sie sich die Zeit und Stellen eine Liste zusammen mit Ihren persönlichen Stressfaktoren, die Sie in Ihrem Alltag begleiten und Ihnen das Leben vielleicht unnötig schwer machen. Damit legen Sie den Grundstein, um eine Veränderung überhaupt möglich zu machen und damit auch Ihren Stress reduzieren zu können. Schon kleine Veränderungen können großes Bewirken.

Haben Sie Ihre Stressfaktoren identifiziert, nehmen Sie sich den ersten vor und überlegen, wie Sie konkret etwas daran ändern können. Natürlich sind die Faktoren von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich und können nicht verallgemeinert werden.

Nur Sie als Betriebsinhaber haben es in der Hand, wie sehr Sie sich aufgrund von zu eng gelegten Terminen im Hamsterrad abstrampeln.

Managen Sie den Stress im Betrieb

Machen Sie negative Stressquellen ausfindig und beseitigen Sie diese, wenn möglich. Allein schon deshalb, um die stressbedingten Arbeitsun- und ausfälle zu minimieren.

Achten Sie zum Einen auf Abwechslung bei Ihren Arbeitsaufgaben. Das beugt Ermüdungserscheinungen vor.

Halten Sie sich nicht an unlösbaren Problemen auf. Mit etwas Abstand lösen Sie sich oft leichter.

Achten Sie auf Ihren Biorhythmus. Führen Sie Tätigkeiten, die volle Aufmerksamkeit verlangen, wenn möglich nicht aus, wenn Sie bereits Ihren Tiefpunkt erreicht haben. Die Leistungsbereitschaft ist in der Regel morgens höher als in den Nachmittagsstunden.

Sorgen Sie für störungsfreies Arbeiten. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie nicht zu stören – natürlich in Absprache mit Ihnen. Schalten Sie auch Ihr Handy aus. Denn ständiges Piepen des Handys lenkt von der eigentlichen Aufgabe ab.

Durch eine Frühstücks- und Mittagspause sowie zusätzliche kleine Pausen zwischendurch können Sie entspannen und nötige Energie tanken. Planen Sie diese Pausen fest in Ihren Tagesablauf ein.

Planen Sie Ihre Arbeit im Voraus. Durch die Aufstellung eines Tages,- Monats- oder Wochenplans behalten Sie den Überblick. Kalkulieren Sie möglichst unvorhergesehene Ereignisse mit ein. Und bauen Sie zwischen Terminen ausreichend lange Puffer ein. So geraten Sie nicht wieder in Stress, falls ein Termin mal wieder länger dauert als geplant.

Sorgen Sie für Ausgleich

Vor allem aber ist es wichtig für einen gesunden Ausgleich zu Ihrem stressigen Alltag zu schaffen.

Bewegung ist ein sinnvoller Ausgleich und baut den aufgebauten Stress ab. Gehen Sie eine Runde laufen oder ziehen ein paar Bahnen im Schwimmbad. Ihr Körper wird es Ihnen danken. Aber Vorsicht! Übertreiben Sie es nicht! Wenn Sie ein ungeübter Sportler sind, fangen Sie langsam an! Sonst kann die Maßnahme die zum Stressabbau dienen soll, schnell zu Stress führen, wenn Sie aufgrund von Übermut, sich eine Verletzung zu ziehen und dann in Ihrem Betrieb ausfallen.

Auch wenn Sie nur ein paar Minuten an der frischen Luft spazieren gehen und bewusst Ein-und Ausatmen, tun Sie sich schon etwas Gutes!

Versuchen Sie auch bewusst, die Zeit mit Familie und Freunden zu genießen und einfach mal Spaß zu haben und zu lachen.

Der Tag hat nur 24 Stunden

Entscheidend aber ist auch Ihr eigenes Zeitmanagement! Sie alleine sind der Herr über Ihre Zeit. Und es liegt allein an Ihnen, sich diese kostbare Zeit richtig einzuteilen.

Planen Sie Ihre Aufgaben und nehmen Sie sich jeden Tag ein paar Minuten Zeit, um den folgenden Tag zu planen und gedanklich zu gestalten. Wichtig ist auch Aufgaben, die an einen Termin gebunden sind, im Auge zu behalten, um nicht in Verzug zu geraten. Am besten wählen Sie hier einen Kalender, den Sie überall mitnehmen können. So, dass Sie auch unterwegs immer auf dem aktuellsten Stand sind und eventuell Terminanfragen beantworten können.

Und Aufgaben, die sie einfach nicht bewältigt bekommen, legen Sie einfach mal beiseite.

Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter

Ganz entscheidend für weniger Stress im Arbeitsalltag ist es, dass Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter deligieren. Seien Sie mutig. Sie können nicht alles alleine wuppen. Deligieren Sie vielleicht an den Mitarbeiter Ihres Vertrauens. Dies wird Ihnen eine Menge Stress ersparen und Sie haben wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Und auf der anderen Seite motivieren Sie Ihren Mitarbeiter, indem Sie ihm vertrauensvoll neue Aufgaben an die Hand geben und dieser auch an diesen neuen Aufgaben wachsen kann. Die Bindung an den Betrieb wird gefestigt und vertieft.

Nehmen Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter ernst

Aber nicht nur Ihre Gesunderhaltung sollte an erster Stelle stehen sondern auch die Ihrer Mitarbeiter. Denn nur mit gesunden und auch motivierten Mitarbeitern können Sie das volle Auftragsbuch mit all seinen Aufträgen erfolgreich bewältigen.

Dazu sollten Sie immer ein Auge auf Ihre Mitarbeiter haben und in einem engen Austausch mit Ihnen stehen. Denn nur dann fallen Ihnen vielleicht Veränderungen an Ihren Mitarbeitern auf, sei es eine  Belastung durch zu viel Stress bei der Arbeit oder aber vielleicht auch familiäre Probleme oder andere Sorgen. Wenn Sie solch ein Problem frühzeitig erkennen, sollten Sie Ihrer Fürsorgepflicht als Arbeitgeber nachkommen und versuchen, eine Lösung zu finden. So umgehen Sie vielleicht lange Ausfallzeiten des betroffenen Mitarbeiters, was Ihnen wiederum eine Menge Stress erspart.

Behalten Sie den Stress immer im Auge

Natürlich gehört Stress einfach zu unserem Arbeitsalltag dazu. Gerade in der heutigen Zeit, die so schnelllebig ist. Es geht darum, die Balance zu finden zwischen „normaler Stress“ und „zu viel Stress“. Denn auf Dauer macht zu viel Stress den Körper und die Seele krank. Also: haben Sie stets ein Auge auf sich und natürlich auch auf Ihre Mitarbeiter.

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Die Fragen aller Fragen wie jedes Jahr: Wie mache ich auf meinen Betrieb aufmerksam? Wie erreiche ich die jungen Leute? Wie stelle ich den Ausbildungsplatz und Betrieb attraktiv vor?

Das Thema Ausbildung ist wichtiger denn je. Das schlechte Image der Ausbildung im Handwerk, der demografische Wandel und die steigende Zahl der Studenten – diese Aspekte machen den Aufbau eines Ausbildungsmarketings dringend erforderlich.

Ausbildungsmarketing – Bitte was?

Doch was ist mit Ausbildungsmarketing gemeint? Das Ausbildungsmarketing umfasst all Ihre Maßnahmen, Aktivitäten und Bemühungen, die offenen Ausbildungsplätze mit geeigneten Bewerbern zu besetzen und diese effektiv an Ihren Betrieb zu binden. Im Rahmen des Ausbildungsmarketings zielen Sie daher auf drei Ziele ab:

• das Interesse möglicher Bewerber zu gewinnen
• einen geeigneten Bewerber zu finden und einzustellen sowie
• diesen letztlich an Ihren Betrieb zu binden.

Die Themen in den Podcast-Episoden 25 (Thema: Arbeitgebermarke), 31 (Thema: Außendarstellung) und 32 (Thema: nachhaltige Betriebsführung) haben Sie bereits gut auf dieses Thema vorbereitet.

Sie wissen bereits, wie Sie die medialen Kanäle nutzen können, um gerade junge Menschen zu erreichen. Sie wissen, wie wichtig Ihre Verantwortung als Betriebsinhaber für Ihre Mitarbeiter ist und dass Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal ausbauen und klar in die Welt kommunizieren sollten.

Warum Ausbildungsmarketing?

Das schlechte Image, den demografischen Wandel und die steigende Zahl der Studenten einmal beiseite – vielen Jugendlichen ist nicht einmal die Existenz der Handwerksbetriebe in der Region bekannt. Wie sollen die Jugendlichen dann erst über das Ausbildungsangebot wissen? Wenn sie die Betriebe kennen, dann wissen sie meist wenig über das Für des jeweiligen Betriebes, dafür aber viel über das Wider einer Ausbildung im Handwerk.

Um dieser fehlenden Präsenz entgegenzuwirken, das Für zu stärken und das Wider der Jugendlichen zu senken, müssen gezielte Maßnahmen durchgeführt werden. Diese setzen an der Kommunikation an: Sie müssen die Jugendlichen richtig ansprechen. Um praktische Tipps aus dem Forschungsprojekt von Dennis Wilken zu Ihrem Ausbildungsmarketing zu erfahren, hören Sie einfach in die aktuelle Podcast-Episode von Handwerksmensch.

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Viele Betriebsinhaber brennen in erster Linie für Ihr Handwerk und meist danach auch schon für Ihr Team. Gut mit den einzelnen Menschen im Team zurechtzukommen, sich auszutauschen usw. sind wichtige Aufgaben eines Chefs. Dabei bleibt aber eines meistens auf der Strecke: Die Personalarbeit. Die Qualifizierung einzelner Mitarbeiter oder des ganzen Teams organisieren, Übergänge von der Erwerbstätigkeit in den Ruhestand organisieren, die neue Generation aufbauen – das sind wichtige Aufgaben, die zwar häufig irgendwie gemacht werden, aber nicht mit System.

Strukturen schaffen, um das Wissen im Betrieb zu halten

Schaffen Sie feste Strukturen in Ihrem Betrieb! Nutzen Sie etwa Qualifikationsbedarfsanalysen und Altersstrukturanalysen, um kurz- und langfristig den Überblick über den Qualifizierungsbedarf in Ihrem Betrieb zu haben. Beides mag sich sehr abstrakt anhören, ergibt aber Sinn. Was sich genau dahinter versteckt, erfahren Sie in der kommenden Podcast-Episode.

So viel Vorweg: Sie nutzen viele Eckdaten zur Qualifikation, Ausbildung und Erfahrungsschatz sowie das Alter, um letztlich einen Qualifizierungsplan aufzustellen. Dieser Qualifizierungsplan ermöglicht es Ihnen, feste Strukturen in Ihrem Betrieb zu schaffen.

Wissensmanagement: know-what – know-how – know-why

Einen Qualifizierungsplan über eine Altersstruktur- und Qualifikationsbedarfsanalyse aufzustellen kostet Zeit. Weshalb sollte also gerade dieser Weg gegangen werden? Das Stichwort heißt Wissensmanagement.

Sie nutzen alle möglichen Informationen und bespielen Ihren Qualifizierungsplan mit diesen. Dadurch bündeln Sie viele Informationen gleichzeitig erhalten einen guten Überblick über die Betriebssituation. Sie können damit kurz- und langfristige Entwicklungen abschätzen und so den Weiterbildungsbedarf lenken. Das ist wichtig, denn auch gerade Ihr Handwerksbetrieb lebt vom Wissen Ihrer Mitarbeiter. Deshalb sollten Sie auch wissen, wie sich dieses (weiter)entwickelt.

Das know-what, know-how und know-why eines erfahrenen Mitarbeiters sollte auch in Ihrem Betrieb gesichert werden. Wenn etwa ein Mitarbeiter in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen wird, dann müssen Sie Übergangssituationen schaffen, in denen Ihr erfahrener Mitarbeiter sein Erfahrungswissen weitergeben kann. Sie sorgen für die passenden Umstände des Wissenstransfers.

Hören Sie in die kommende Podcast-Episode von Handwerksmensch, um alles rund um die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter und Ihres Betriebs zu erfahren.

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Eine der wichtigsten Aufgaben eines Chefs ist die Mitarbeiterführung. Zur Führung der Mitarbeiter gehört vor allem das Feedback, also Ihren Mitarbeiter eine anregende, konstruktive und motivierende Rückmeldung zu geben. Gutes (Arbeits-)Verhalten verstärken Sie natürlich bei diesen Rückmeldungen. Schwächen und „Probleme“ möchten Sie lösen, überwinden und langfristig am besten in Stärken verwandeln.

Mitarbeiterbewertung in A-, B- und C-Mitarbeiter

Hierzu nutzen Sie u.a. die Mitarbeiterbewertung, mithilfe der Sie Ihre Mitarbeiter auf Herz und Nieren prüfen, Stärken und Schwächen festhalten und notenbasiert eine Rückmeldung an Ihren Mitarbeiter geben. Die Mitarbeiterbewertung, in der Sie Ihre Mitarbeiter in A-, B- und C-Mitarbeiter einteilen können, bietet Ihnen eine gute Übersicht. Mit einem strukturierten Mitarbeiterbewertungsbogen geben Sie Ihrem Mitarbeiter ein Feedback und auch die Möglichkeit, sich selbst anhand dieses Bogens zu beurteilen. Ihr Mitarbeiter erhält also die Chance, seine Selbstwahrnehmung mit Ihrer Fremdwahrnehmung abzugleichen und mit Ihnen ins Gespräch zu kommen. In diesem Gespräch werden dann wichtige Weichen für die Zukunft der gemeinsamen Arbeit gestellt: Welche Fort- und Weiterbildungen sind ggf. sinnvoll? Wie kann der Aufgabenbereich sinnvoll erweitert werden? Inwiefern kann der Chef helfen? Was kann der Mitarbeiter tun? Wie ein solche Bewertungsbogen aussehen kann, erfahren Sie in unserer Podcast-Episode 23 .

Was ist mit einem Feedback für Sie?

Eines geht bei der Mitarbeiterbewertung leider häufig unter: Sie erhalten nur ein kurzes Feedback oder sogar keines! Ändern Sie das und drehen doch einfach den Spieß um und holen sich von Ihren Mitarbeitern ein solches Feedback und füllen auch für sich selbst einen Bewertungsbogen aus. Natürlich wird dieser Bewertungsbogen anders als der Ihrer Mitarbeiter aussehen. Er könnte z.B. Fragen zur Verfolgung und Kommunikation der Betriebsziele, Übermittlung von Informationen, Mitarbeiterkontakt und -umgang usw. beinhalten.

Eigenes Führungs- und Arbeitsverhalten verbessern

Auf Basis Ihrer Selbstwahrnehmung und der Fremdwahrnehmung Ihrer Mitarbeiter können Sie Ihr Führungs- und Arbeitsverhalten verbessern. Sie können für sich im Vorhinein z.B. festlegen, dass Sie bei einer Note von 2,5 oder schlechter verpflichten, eine Fortbildung zum schlechtesten Bereich zu absolvieren oder noch besser: Sie holen sich in so einem Fall einen Coach ins Boot. Holen Sie sich Ihr Feedback, es ist nie verkehrt sich die Meinungen einzuholen. Letztlich können Sie daraus nur lernen und Ihr eigenes Verhalten und Auftreten verbessern. Nicht nur Mitarbeiter können in die Kategorien A, B und C eingeteilt werden, das gilt auch für Chefs – und jeder weiß, bei einem schlechten B- oder sogar C-Chef wird es auf Dauer zur Fluktuation kommen.

Das finden Sie spannend?

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Es gibt immer wieder diese Phasen, da prasseln etwa Stress und Misslingen auf Sie ein – Sie haben bereits innerhalb einer Woche das zweite schwierige Mitarbeitergespräch zu führen und: In Ihrem Betrieb kehrt keine Ruhe ein. Das erste Gespräch in dieser Woche verlief bereits nicht sonderlich gut. Ihr Mitarbeiter und Sie sind in einem Wortgefecht voller Vorbehalte und Vorwürfe eskaliert und auseinandergegangen.

Schwierige Mitarbeitergespräche?

Sie reden tagtäglich unzählige Male mit Ihren Mitarbeitern und stehen mit einigen sogar im ständigen Kontakt – Doch was macht ein Mitarbeitergespräch zum schwierigen Mitarbeitergespräch?

Schwierige Mitarbeitergespräche werden von der Führungskraft und dem Mitarbeiter als schwierig und unangenehm empfunden. Es geht um persönliche, emotional nahegehende und geladene Themen wie Krankheit, hohe Fehlzeiten, schlechte Leistungen bei der Arbeit und Konflikte und Streitigkeiten im Team.

Da Sie das Gefühl haben, dass auch Sie Ihren Teil zum Scheitern des ersten schwierigen Mitarbeitergespräches beitrugen, möchten Sie nun vorbereitet und ruhig in das zweite Gespräch gehen.

Wie Sie verletzendes und nicht lösungsorientiertes Handeln vermeiden

Seien Sie wertschätzend. Folgen Sie auch in schwierigen Mitarbeitergesprächen den im Podcast letzte Woche vorgestellten Feedbackregeln und nutzen Sie auch die dort vorgestellte Feedback-Methode, die Sandwich-Methode. Das sind gute erste Hilfen, um schwierige Mitarbeitergespräche zu meistern.

Sinnvoll kann es aber auch sein, dass Sie erstmal einige Don’ts verinnerlichen, die in einem schwierigen Mitarbeitergespräch zur Eskalation führen können. Das Vermeiden kann schon die halbe Miete sein. Die wichtigste Don’t-Grundregel bei schwierigen Mitarbeitergesprächen ist, dass Sie verletzendes und nicht lösungsorientiertes Handeln vermeiden.

Von der Machtposition aus drohen

Als Führungskraft oder Chef sind Sie in einer Machtposition, Sie sitzen am „längeren“ Hebel. Naheliegend ist daher, dass Sie diesen längeren Hebel auch in schwierigen Mitarbeitergesprächen nutzen, um etwa Ihren Mitarbeiter davon zu „überzeugen“ bzw. ihn dazu zu „drängen“, etwas an seinem Verhalten oder Leistungen zu ändern. Einschüchterung und drohendes Verhalten führen aber selten zum nachhaltigen Erfolg. Ihr Mitarbeiter wird sich durch Einschüchterungen und Drohungen eher zurückziehen, demotiviert sein, innerlich kündigen und im schlimmsten Fall Ihren Betrieb verlassen. Verhindern Sie daher mit Abmahnung, Versetzung, Kündigung, Beurlaubung, Stornierung des geplanten Urlaubs oder sonstigen Bestrafungen zu drohen.

Den Mitarbeiter ernst nehmen

Nehmen Sie Ihren Mitarbeiter ernst? Es kann immer wieder zu Situationen kommen, in denen Sie Ihren Mitarbeiter nicht so ernst nehmen, wie er es sich vorstellt und wünscht.

Unterstellen Sie Ihrem Mitarbeiter nicht, dass er etwa mit voller Absicht schlechtere Leistungen zeige. Tragen Sie das Kritikgespräch oder Teile dessen nicht in der Öffentlichkeit vor den Augen Ihrer Mitarbeiter aus. Die Probleme gehen in der Regel nur Ihren Mitarbeiter und Sie etwas an. Höchstens wenn Dritte wie der zuständige Meister oder direkt betroffener Kollege betroffen sind, kann es sinnvoll sein, auch diesen einzubinden. In der Öffentlichkeit vor all Ihren Mitarbeitern hat das Gespräch jedoch nichts verloren. Hier verliert Ihr Mitarbeiter nur sein Gesicht und seine Würde vor dem Team.

Das Problem fokussieren, aber richtig!

Um die Probleme des Mitarbeiters und damit verbunden auch Ihre bzw. die betrieblichen Probleme lösen zu können, ist es wichtig, dass Sie die Probleme richtig fokussieren. Es bringt weder Ihrem Mitarbeiter noch Ihnen etwas, wenn Sie pauschalisieren oder voreingenommen lösen wollen. Sinnvoller ist es stattdessen, offen an den Mitarbeiter heranzutreten. Lassen Sie sich mittels Fragen und ICH-Botschaften erzählen, was der Mitarbeiter aus seiner Sicht zu sagen hat. Anschließend können Sie gemeinsam an dem Problem arbeiten.

Mehr zum Thema der schwierigen Mitarbeitergespräche erfahren Sie in der aktuellen Podcast-Episode. Hören Sie doch gerne gleich rein.

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Es fehlt Ihnen einmal mehr die Zeit, um Ihre Mitarbeiter nach positiven (Arbeits-)Erlebnissen, Herausforderungen oder Schwierigkeiten zu fragen – Sie führen viele Tür- und Angelgespräche, aber haben kein Bild vom Gesamten? Es gibt allerhand Fragen bei der Führung Ihrer Mitarbeiter und Ihres Betriebes:

Wie zufrieden sind meine Mitarbeiter mit dem Arbeitsplan? Wie bewerten meine Mitarbeiter die Werkzeugausstattung? Wie fühlen sich meine Mitarbeiter generell? …

Das Blitzlicht ist eine Feedbackmethode, mit deren Hilfe in kürzester Zeit etwa das persönliche Empfinden sowie die Meinung, Zustimmung, Ablehnung und der Informationsgrad zu einer Maßnahme o. ä. im Team reflektiert werden kann. Tatsächlich ist der inhaltlichen Ausrichtung des Blitzlichtes kaum eine Grenze gesetzt. Je nach inhaltlicher Ausrichtung sind auch die Mehrwerte für Ihren Betrieb unterschiedlich.

Der Mehrwert des Blitzlichts im Betrieb

Ihre Mitarbeiter erhalten die Möglichkeit der Teilhabe und Sie erhalten aus der Blitzlichtrunde einen überschaubaren Eindruck, was Ihr Team beschäftigt, denkt oder fühlt.

Sie erfahren, an welchen Stellen es aus Sicht der einzelnen Mitarbeiter oder des gesamten Teams klemmt, an welchen Stellen es gut läuft, was verändert werden sollte und welche Ideen Ihre Mitarbeiter gerade für die Arbeit haben. Diese Informationen können Sie gemeinsam mit Ihrem Team nutzen, um z.B. die Arbeitssituation umzugestalten.

Ein Beispiel: In einer Blitzlichtrunde fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie die gegenwärtige Bereitstellung und Verfügbarkeit des Werkzeuges bewerten und wie sie das begründen. In der Blitzlichtrunde erfahren Sie von den Mitarbeitern, dass z.B. bestimmtes Werkzeug oft ungebraucht in den Firmenwagen deponiert ist und somit an den benötigten Baustellen fehle.

Sie haben sich jetzt durch die Blitzlichtmethode zügig ein Bild der Situation machen können, auf dessen Grundlage Sie mit Ihren Mitarbeitern jetzt Lösungswege finden und definieren können. Vielleicht kommen Sie zum Schluss, dass ein Ordnungssystem im Betrieb eingeführt werden muss?

Die Reflexion von Meinungen, Ideen und Befinden der Mitarbeiter bleibt im durchstrukturierten und eng getakteten Arbeitstag eher unbeachtet oder dringt nicht unbedingt zu Ihnen durch. Der Vorteil des Blitzlichtes ist, dass es sehr kurz ist und deshalb leichter ist, eine geeignete Zeit und einen angemessenen Zeitrahmen zu finden.

In den Arbeitsalltag integrieren

Sie geben die Impulse, die von Ihren Mitarbeitern aufgegriffen und kurz, klar und übersichtlich beantwortet werden. Pro Person und Frage sollte das nicht länger als 30 Sekunden einnehmen. Damit nimmt die Blitzlichtmethode wenig Vorbereitungs- und Durchführungszeit in Anspruch und kann von Ihnen als Betriebsinhaber oder Meister gut ins Alltagsgeschäft einbauen werden. Diese Feedback-Methode lässt sich durch ihre Kürze auch von Zeit zu Zeit gut in Ihren Morning Meetings oder auch Ihren Jour fixe sowie komplexen Besprechungen integrieren und kann die Inhalte und Themen dabei zusätzlich abrunden.

Wie setze ich das Blitzlicht ein?

Bei einer Blitzlichtrunde sitzen Sie mit Ihren Mitarbeitern etwa während eines Morning Meetings zusammen. Das Thema wird von Ihnen durch klare Fragen eingegrenzt und Ihre Mitarbeiter haben nur einen oder zumindest wenige Sätze je Frage zur Verfügung. So lässt sich die Blitzlichtrunde bereits in den wesentlichen Teilen zusammenfassen – Simpel und zugleich höchst effektiv.

Denn eine Blitzlichtrunde zeichnet sich dadurch aus, dass jeder Ihrer Mitarbeiter aus seiner eigenen Perspektive spricht, also Ich-Formulierungen nutzt und nur seine persönliche Meinung äußert. Es kommt aber nicht zur Diskussion: Bei einem Blitzlicht wird lediglich die eigene Sicht geäußert, ohne auf vorherige Standpunkte zu verwiesen oder Bezug zu nehmen.

Mögliche Fragen für ein Blitzlicht sind etwa „Wie fühlen Sie sich gerade?“, „Was denken Sie über die Verfügbarkeit der Arbeitsausstattung?“ oder „Wie erleben Sie den Schichtplan?“

In der praktischen Umsetzung kann es möglicherweise hilfreich sein, wenn Sie die Frage(n) für das Blitzlicht visualisieren. Es reicht bereits, wenn Sie etwa in einer Besprechung die Frage(n) per Beamer an die Wand projektzieren, auf einzelnen Blättern austeilen oder an das Flipchart oder Whiteboard schreiben. Hilfreich ist es zudem, bereits mögliche Satzanfänge wie z.B. „Ich sehe die Herausforderung…“ oder „Ich sehe es so …“ zur Auswahl zu stellen, da dies anregend auf Ihre Mitarbeiter wirkt.

Ein Tipp möchte ich Ihnen noch auf den Weg geben: Wenn einer Ihrer Mitarbeiter einmal nicht auf eine Frage antwortet und diese überspringt, dann ist das so. Sie können Ihren Mitarbeiter nicht zum Gespräch zwingen, das wirkt sich eher nachteilig für Ihren Betrieb aus.

Nachteile und Grenzen des Blitzlichtes

Wie so oft erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern in der Besprechung kontroverse oder kritische Meinungen, jedoch hat hier das Blitzlicht auch Schwächen. Es kann zum Konformitätsdruck und der Angst kommen, sich schlecht gegenüber Kollegen und Führungskräften zu stellen.

Generell wird (konstruktive) Kritik ungern geäußert; vor allem dann, wenn diese im Rahmen einer Besprechung stattfindet.

Um dieses Problem ein wenig einzudämmen, können Sie alternativ ein schriftliches und anonymes Blitzlicht durchführen. Die Zettel werden gesammelt und von Ihnen zusammengetragen und gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern schließlich ausgewertet.

In der aktuellen Podcast-Episode erfahren Sie mehr zum Thema Feedback. Der besondere Schwerpunkt im Podcast liegt darauf, wie Sie als Führungskraft konstruktives und bestärkendes Feedback an Ihre Mitarbeiter richten können.

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Seit einigen Wochen scheint es so, als hätte sich eine Gewitterwolke über Ihrem Betrieb platziert, die jedoch scheinbar nicht weiterzieht. Einzelne Ihrer Mitarbeiter scheinen in Ihren Augen gereizt, aber Sie wissen nicht warum. Es ziehen weitere Wochen vorbei und der Zustand in Ihrem Betrieb hat sich nicht verbessert. Sie haben mit Ihren Mitarbeitern bereits gesprochen, konnten aber keine plausiblen Gründe für die schlechte Arbeitssituation ausfindig machen.

Persönliche Bindung und Vertrauen – Mitarbeiterkontakt zwischen Tür und Angel und auf dem Betriebsfest

In den kurzen Gesprächen zwischen Tür und Angel auf dem Flur, in der Halle oder in der Küche bei einem Kaffee können Sie Kontakt zu Ihren Mitarbeitern knüpfen und weiter ausbauen. Auch zu besonderen Ereignissen wie dem Betriebsgrillen lernen Sie Ihre Mitarbeiter näher kennen. Die persönliche Bindung zwischen Ihnen als Betriebsinhaber oder Meister zu Ihren Gesellen, Lehrlingen und Meistern kann sogar ein Türöffner sein, um Problemen in Ihrem Betrieb auf den Grund zu gehen.

Doch wie in diesem Fall kann die persönliche, kollegiale oder sogar freundschaftliche Bindung zu Ihren Mitarbeitern dabei auch im Wege stehen. Ihre Mitarbeiter können oder möchten Ihnen das Problem nicht schildern.

Die Mitarbeiterbefragung – jeden Mitarbeiter einbeziehen und Anonymität wahren

Ein gutes Werkzeug zur Erörterung von Problemen in Ihrem Betrieb ist die strukturierte und systematische Mitarbeiterbefragung, die über ein paar Fragen zur Zufriedenheit zwischen Tür und Angel hinausgeht.

Mithilfe der Mitarbeiterbefragung können Sie einen Überblick und Einblick in die Sicht Ihrer Mitarbeiter erhalten. Dafür eignet sich vor allem ein anonymer Fragebogen, der von Ihnen intern oder auch von einem von Ihnen beauftragen externen Dienstleister in den Betrieb gebracht werden kann. Mit dem Fragebogen ist es Ihnen möglich, alle Beschäftigten in die Analyse der Probleme und dem IST-Zustand einzubeziehen.

Um auch ehrliche und gewinnbringende Ergebnisse zu erhalten, ist es wichtig, dass Ihr Betrieb mindestens 5 Mitarbeiter hat und der Fragebogen anonym beantwortet werden kann. Anonym heißt jedoch nicht nur, dass Ihre Mitarbeiter diesen Fragebogen beantworten und einreichen können, ohne dass Sie als Inhaber herausfinden können, wer welchen Fragebogen ausgefüllt hat – denn darum geht es nicht. Anonym heißt auch, dass Sie den einzelnen Fragebogen aufgrund der Antworten nicht auf den einzelnen Mitarbeiter zurückführen können. Daher beansprucht die Konzipierung eines geeigneten Fragebogens auch einige Zeit, da Sie schon bei der Fragenformulierung auf mögliche Schwierigkeiten achten müssen.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, dass Sie den Fragebogen nicht auf die einzelne Person zurückführen können. Eventuell befürchtet der eine oder andere Mitarbeiter, dass sie sich mit der Beantwortung des Fragebogens selbst ins Abseits schießen könnten. Wenn das der Fall ist, dann werden Ihre Mitarbeiter auch keine gewinnbringenden Informationen mit Ihnen teilen; die Probleme bleiben weiterhin verdeckt.

Das soll nicht heißen, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen überhaupt nicht vertrauen oder Sie als einen Drachen von Chef wahrnehmen. Es ist vielmehr so, dass Menschen häufig den Drang zur Aussöhnung und Gleichheit verspüren, vor allem wenn Sie direkt und öffentlich zur Meinung gebeten werden. Mit einem anonymen Fragebogen können Sie dieses Problem umgehen, wenn Sie zudem die Anonymität bieten. Genau dann erhalten Sie auch konstruktiv kritische Anmerkungen von Ihren Mitarbeitern. Das sollte Ihr Ziel sein: Ihr Mitarbeiter soll den Eindruck bekommen, dass er sich mit all seinen Sorgen, Ängsten und Nöten an Sie wenden kann ohne Angst vor Folgen haben zu müssen.

Wie ein Fragebogen aufgebaut sein kann

Ein Fragebogen ist vor allem eines, nämlich kurz! Vermeiden Sie das Missgeschick, zig Fragen zu stellen, um am Ende nur eine Datenschleuder zu haben. Wie ein altes Sprichwort schon sagt: In der Kürze liegt die Würze. Mit einem kurzen Fragebogen halten Sie die Schwelle zur Teilnahme niedrig, da sich ein kurzer Fragebogen auch schneller von Ihren Mitarbeitern ausfüllen lässt.

Der Fragebogen von Ihnen kann dann Themen wie die Arbeitszufriedenheit, die Zufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen wie personelle Ressourcen, Arbeitsbelastung und körperlichen Belastung und gesundheitlichen Befinden im Betrieb und Empfinden über die Angemessenheit des Führungsstils abdecken oder auch den Umgang zwischen den Mitarbeitern thematisieren. Sie können in einem Fragebogen auch zur Mitarbeiterfluktuation fragen, ob einer Ihrer Mitarbeiter plant den Betrieb zu verlassen und warum er dies genau plant und welche Verbesserungsvorschläge bereits seitens der Mitarbeiter existieren.

Auf die Ergebnisse folgen Maßnahmen

Gerade aus kurzen Fragebögen können gewinnbringende Informationen gezogen werden. Diese Informationen müssen jedoch erstmal aufbereitet und dann analysiert werden. Wichtig ist, dass so etwas mit den Erhebungsdaten geschieht, da ansonsten Ihre Mitarbeiterbefragung nur zu einem ressourcenverschwendenden und informationshortenden Werkzeug verkommt. Wenn die Ergebnisse der Befragung nicht an Ihre Mitarbeiter zurück kommuniziert werden und keine kommunizierten Maßnahmen folgen, dann war die Befragung von keinerlei Nutzen. Auch Ihre Mitarbeiter werden dies bemerken und sich ggf. fragen, welchen Wert deren Meinungen für den Betrieb und Sie haben.

Verfallen Sie nicht in den Trend des Evaluierens des Evaluierens wegen. Gerne wird viel Erhoben, da dies noch relativ einfach ist. Dann werden Ergebnisse gehortet und verstauben in irgendwelchen Schubladen, ohne das geeignete Maßnahmen aus diesen abgeleitet werden. Die hohe Kunst der Mitarbeiterbefragung ist es daher, geeignete Maßnahmen zu formulieren und umzusetzen. Auf Grundlage des IST-Zustands aus der Fragebogenerhebung soll ein SOLL-Zustand formuliert werden.

Die Ergebnisse fungieren hierbei als eine Art „Türöffner“ und sie müssen als solche auch verstanden werden. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess ein, indem Sie die Ergebnisse der Erhebung in formellen Besprechungen kommunizieren und diskutieren. Zu den formulierten Zielen erarbeiten Sie geeignete Maßnahmen, am besten nach der SMART-Formel. Diese möglichen Maßnahmen stellen Sie auch Ihren Mitarbeitern im Rahmen komplexer Besprechungen vor, holen sich deren Rückmeldungen ein und passen ggf. die Maßnahmen an diese an. Eigentlich gar kein Hexenwerk. Haben Sie Fragen dazu? Wir helfen Ihnen gerne.

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