Im letzten Blog hast Du Maria kennengelernt. Nun möchte sich auch Katarina vorstellen. Sie ist bei uns nicht nur für alle Fragen in Sachen Personalangelegenheiten da, sondern schreibt auch aktiv an unserem Blog, Podcast und an der Meisterklasse mit:

Moin Moin,

an dieser Stelle möchte ich, Katarina, mich vorstellen und ein paar kurze Sätze zu meinen Aufgaben und meinem Alltag bei Handwerksmensch schreiben.

Ich darf seit Juli diesen Jahres als Teil von Handwerksmensch aktiv an Blog, Podcast und an der Meisterklasse mitarbeiten und freue mich sehr darüber, wenn die Inhalte, die wir dabei vermitteln wollen, ankommen und umgesetzt werden können.

Am liebsten bin ich aber in meinem Arbeitsalltag nicht nur digital, sondern auch vor Ort im Einsatz und arbeite mit den Menschen im persönlichen Kontakt zusammen. Da bekomme ich direkt ein persönliches Feedback, welche Hilfen tatsächlich gebraucht werden und welche Lösungen, die wir parat halten, auch wirklich ankommen und umsetzbar sind.

Durch meine langjährige Erfahrung als Offizier und Fachlehrer für u.a. Methodik, Didaktik, Kommunikation und Stressmanagement bei der Bundeswehr kann ich auf eine Vielzahl von Praxisbeispielen zurückgreifen, die im handwerklichen Kontext angewendet werden können.

Ich freue mich darauf, Maren in Zukunft regelmäßig bei der persönlichen Beratung und Workshops unterstützen zu können. Bis dahin habe ich aber mit vielen organisatorischen Aufgaben auch noch alle Hände voll zu tun. Ich kümmere mich dabei auch um die Personalbeschaffung und die Personalentwicklung und kann mich dabei über Langeweile absolut nicht beklagen.

Besonders viel Spaß macht es, wenn wir uns wöchentlich beim Teammeeting alle wiedersehen und uns bei Schokolade und Kaffee (manchmal auch Kuchen) zu unseren aktuellen Herausforderungen austauschen, zusammen Lösungen suchen oder zukünftige Aufgaben durchsprechen.

Dabei darf der Humor natürlich auch nicht fehlen, sodass unsere wöchentlichen Zusammentreffen jedes Mal ein kleines Highlight sind.

Deine Katarina

Hast Du Interesse an der Arbeit von Katarina gefunden? Möchtest Du eventuell auch einen Blog starten? Dann hör doch mal in den aktuellen Podcast rein- da haben wir auch Katarina ein paar Fragen zu ihrem Arbeitsalltag gestellt! Besuch ansonsten auch gerne unsere Facebook-Seite, vielleicht können wir Dir da ja direkt weiterhelfen!

Hier geht´s zur aktuellen Episode unseres Podcasts:

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Du möchtest Deinen Mitarbeitern etwas Gutes tun, hast aber eigentlich kein Budget dafür? Es ist an der Zeit, endlich mal „Danke“ für die gute Arbeit zu sagen, aber Du weißt nicht, wie?

Wir haben hier eine kleine Übersicht für Dich zusammengestellt, mit der Du bestimmt auch das Richtige für Deine Mitarbeiter findest. Sei ganz beruhigt, auch mit kleinen Geschenken kann man eine große Wirkung erzielen! Damit sagst du nämlich nicht nur Danke, sondern zeigst auch noch, dass Du Dir wirklich Gedanken gemacht hast, wie Du eine Freude machen kannst! So weiß Dein Mitarbeiter auch noch: Ich werde gesehen und mein Chef hört mir zu und schätzt mich. Du wirst sehen, dass sich Deine Mitarbeiter schon allein darüber sehr freuen werden!

1. Blumenstrauß – der Klassiker geht immer. Und auch, wenn Du einen Mann beschenkst, freut sich zuhause seine Frau darüber. Schließlich steht sie auch immer hinter ihm und hält ihm den Rücken frei.

2. Essensgutschein – am Besten natürlich im Lieblingsrestaurant. Vielleicht hast Du in Deinen Gesprächen ja schon eines rausgehört, welches gern besucht wird oder welches Dein Mitarbeiter gerne mal besuchen würde, es aber noch nicht geschafft hat.

3. Gutschein für Shop nach Interesse – auch hier hast Du vielleicht schon ein wenig genauer hingehört. Wo liegen die Interessen Deines Mitarbeiters? Geht er z.B. gerne Skaten, schenk ihm einen Gutschein für einen einschlägigen Shop. Es gibt auch Gutscheinkarten über 44€, die in zahlreichen Online-Shops einreichbar sind. Da kann sich Dein Mitarbeiter seinen Favoriten schnell aussuchen.

4. Gutschein Familienausflug – Dein Mitarbeiter hat Familie, unternimmt aber aus unterschiedlichen Gründen viel zu wenig mit ihr? Vielleicht kannst Du ja eine Familienkarte für einen Freizeitpark organisieren? Darüber freuen sich sicher alle.

5. Halber Tag/ ganzer Tag Sonderurlaub – Was früher an Geburtstagen Gang und Gäbe war, findet heute praktisch nicht mehr statt: Der (halbe) Tag Sonderurlaub. Möchtest Du Deinem Mitarbeiter etwas Gutes tun und weißt, dass er in letzter Zeit sehr viel gearbeitet hat und eine Pause bitter nötig hat, schenke ihm einen (halben) Tag für sich.

6. Gemeinsames Frühstück/ Mittagessen für das gesamte Team – das ist ein schönes Geschenk für die gesamte Belegschaft. Nehmt Euch ruhig eine Stunde Zeit, um ausgiebig zusammen frühstücken oder essen gehen zu können. Du kannst einen Partyservice engagieren oder natürlich auch einen Tisch in einem Restaurant oder Café reservieren. Denk dran: Ohne Mampf kein Kampf!

7. Masseur/in für einen halben Tag in den Betrieb einladen und jeder Mitarbeiter bekommt 30min Massage – so eine kleine Auszeit im hektischen Alltag tut jedem gut. Vielleicht kannst Du ja so allen eine kleine Freude machen und einen Moment Entspannung ermöglichen. Danach geht es wieder frisch und voller Energie an die Arbeit.

8. Danke sagen – einfach mal Danke sagen, das wird viel zu häufig vergessen und das machen auch viel zu wenige Chefs. Du wirst sehen: Über ein ehrliches Danke freut sich jeder!

Du möchtest wissen, wie Du durch eine gemeinsame Veranstaltung noch mehr Zusammenhalt generieren kannst und Deine Mitarbeiter noch besser an Deinen Betrieb binden kannst? Dann schau auf unserem Podcast vorbei und ich erzähle Dir, wie Du Teamevents für Dich nutzen kannst!

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Jeder Betriebsinhaber hat schon mal von Bildungsurlaub gehört- allerdings kommt bei den meisten Menschen dann keine Freude auf. Bildungsurlaub kostet den Betriebsinhaber nämlich viel Geld: er muss seinen Mitarbeiter freistellen, den Lohn weiterbezahlen, den Arbeitsausfall kompensieren und eventiell sogar noch Teile oder die gesamte Weiterbildung bezahlen.

Allerdings gibt der Staat neben den gesetzlichen Vorgaben, dass jeder Beschäftigte über eine bestimmte Anzahl an Tagen zur Weiterbildung verfügt, auch Hilfen bei der Umsetzung. So gibt es die Bildungsprämie vom Staat.

Die Bildungsprämie

Es werden auf Antrag in jedem Bundesland 50% der Veranstaltungskosten übernommen. In manchen Bundesländern (Brandenburg, Rheinland-Pfalz, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein) gilt die Bildungsprämie nur bei Programmen mit einem Gesamtwert bis zu 1.000€, allerdings knüpfen in diesem Fall andere Programme an der Bildungsprämie an- auch dann können höhere Kosten geltend gemacht werden.

Dabei ist diese Bildungsprämie jedoch nur von eher geringverdienenden Mitarbeitern nutzbar. Folgende Voraussetzungen gelten:

• Die Person muss mindestens 15h/Woche erwerbstätig sein
• Das jährlich zu versteuernde Einkommen darf 20.000€ nicht übersteigen (bei gemeinsam veranlagten sind es 40.000€)
• Pro Kalenderjahr ist nur ein Prämiengutschein erhältlich

Vielleicht hast Du ja einen oder mehrere Angestellte im Kopf, die dafür in Frage kommen? Weitere Infos findest Du hier: bildungspraemie.info

Weiterbildung in Niedersachsen

Ein anderes Programm, welches für die Förderung von Weiterbildung am Beispiel Niedersachsen genutzt werden kann, ist WiN (Weiterbildung in Niedersachsen). Dabei werden individuelle Weiterbildungsmaßnahmen mit bis zu 50%, mindestens aber 1.000€ gefördert, zusätzlich werden Personalausgaben für Freistellungen gefördert. So eine Weiterbildungsmaßnahme darf maximal 36 Monate laufen und muss momentan bis zum 30.06.2022 abgeschlossen sein.

Das hört sich doch gut an! Weitere Informationen findest Du hier.

Mehr dazu

Ähnliche Programme gibt es in jedem Bundesland. Die Recherche lohnt sich!

Wenn Du immer auf dem neuesten Stand über aktuelle Förderprogramme auf dem Laufenden gehalten werden möchtest, kannst Du Dich auch gerne für unseren Newsletter eintragen. Auf unserer Website kannst Du Dich ganz oben unverbindlich anmelden.

Warum Du Deinen Mitarbeitern überhaupt Weiterbildung ermöglichen solltest? Die Frage wird in unserem aktuellen Podcast beantwortet. Hör doch mal rein!

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Am eigenen Betrieb zu arbeiten, kostet Zeit und Geld. Diese Aussage stimmt auf jeden Fall- allerdings muss es ja nicht das eigene Geld sein, welches dem eigenen Betrieb bei der Weiterentwicklung und bei der Begegnung von aktuellen Herausforderungen helfen kann.

Um kleine und mittelständische Betriebe und Unternehmen zu unterstützen, den aktuellen arbeitsmarktpolitischen Herausforderungen zu trotzen, gibt es das Förderprogramm unternehmensWert:Mensch. Dadurch werden bei maximal 10 Beratertagen bis zu 80% der Kosten von bis zu 1.000€ pro Beratertag erstattet. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, welche Kriterien Du dafür erfüllen musst, was Dich da eigentlich genau erwartet und vor allem, wie Du an die Fördermittel kommst, haben wir jetzt genau das richtige für Dich.

Zum einen kannst Du in unseren aktuellen Podcast reinhören, indem all Deine Fragen detailliert beantwortet werden. Zum anderen haben wir im Video zu Podcast 43 gezeigt, wie Du auf der Homepage von unternehmensWert:Mensch an alle Informationen kommst bzw. alle nötigen Unterlagen zur Antragsstellung findest.

Achtung: Momentan ist das Angebot noch zeitlich begrenzt! Die Förderung kann noch bis zum 31.10.2019 beantragt werden und muss dann bis zum 30.04.2020 abgeschlossen sein. Es gilt jetzt also: schnell sein!

Aber Psssst: eine Verlängerung des Programms ist in Aussicht.
Viel Erfolg bei der Weiterentwicklung zu Deinem zukunftsfähigen Betrieb, der sich das Handwerkszeug zur Bewältigung der aktuellen und zukünftigen Herausforderungen des Arbeitsalltages zu Nutze macht!

oder schau dir das Video hier in voller Auflösung an:

iTunes: https://youtu.be/iMuwbe1DtK0

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Ein papierloses Büro ist für manch einen Betrieb eine Utopie: Zuviel Papierkram kann einfach nicht digitalisiert werden. Du hast mit Sicherheit noch analoge Bestelllisten für Material, ein gebundenes Auftragsbuch und jede Menge Post-Its mit Erinnerungen und Notizen an Deinem Schreibtisch platziert.

Digitalisierung planen: Selbst machen vs. machen lassen

Weder musst Du an einem Tag Deinen Betrieb komplett digitalisieren, noch musst Du alles selbst umstellen. Dabei solltest Du zunächst überlegen:

1. Welchen Zustand haben die analogen und digitalen Prozesse derzeit in meinem Betrieb? (IST-Zustand)
2. Welchen Zustand möchte ich gerne erreichen? (SOLL-Zustand)
3. Welche digitalen Strukturen kann ich selbst ohne externe Hilfe schaffen?

Hierbei werden nicht nur papierbasierte Prozesse unter die Lupe genommen, sondern auch diejenigen, die bereits digitalisiert sind. Denn: Digital ist nicht gleichbedeutend mit effizient. Und analog heißt nicht unbedingt schlecht.

Ein Beispiel:

1.IST-Zustand:

Derzeit werden Deine Rechnungen mit Hilfe eines Office-Programmes geschrieben und danach manuell in eine weitere Buchhaltungssoftware eingegeben.

Die Rechnungen werden ausgedruckt und per Post an den Kunden geschickt.

2.SOLL-Zustand:

Einmal eingegebene Daten werden von der Buchhaltung automatisch erfasst. Die Rechnung wird automatisch generiert.

Hat der Kunde sein Einverständnis gegeben, kannst Du ihm die Rechnung auch per E-Mail schicken.

3. Ohne externe Hilfe kannst Du ab sofort E-Mail-Adressen sammeln und prüfen, welche Kunden ihre Rechnung gerne per Mail erhalten möchten.
Zur Installation der richtigen Buchhaltungssoftware und dem geschützen Umgang mit Daten holst Du Dir vielleicht lieber einen Profi ins Haus. Dieser kostet Dich zwar Geld, schont aber Dein Zeitpensum und Deine Nerven.
Dies wird sich bald auszahlen: Deine Bürokraft wird entlastet und kann sich anderen Aufgaben widmen. Gleichzeitig werden Fehler bei dem Übertrag von Rechnungen ins System vermieden.

Alltagshelferlein integrieren und Ordnung schaffen

Du kannst auch in ganz kleinem Stil papierlos werden. Sieh Dir einmal Deinen Schreibtisch an: Telefonnummern und Gesprächsnotizen werden auf die Schreibtischunterlage gekritzelt. To-Do-Listen werden auf Rückseiten von Prospekten notiert. Visitenkarten fliegen rum, bis sie irgendwann im Chaos verschwinden.

Das Problem hierbei ist nicht nur, dass wichtige Informationen mit unwichtigen vermengt werden und nie an Ort und Stelle sind, wenn man sie braucht, sondern auch, dass Kunden Dich im Gespräch in Deinem Büro anhand Deiner Ordnung bewusst oder unbewusst beurteilen.

Du benötigst Strukturen, die einfach einzuhalten sind und trotzdem ihren Zweck erfüllen. Beschränke Dich daher auf wenige, aber nützliche Apps, die Dein Zettelchaos auf Deinem Schreibtisch ersetzen können:

1. Online-Kalender können nicht nur zur Terminspeicherung, sondern auch zur Erinnerung dienen. Halte ihn stets aktuell, damit Du und Deine Mitarbeiter wissen, was ansteht. passend zu Telefonaten kannst Du außerdem direkt Deine Gesprächsnotizen eingeben. Dabei kannst Du bei den meisten Programmen entscheiden, welche Termine für andere sichtbar sind und welche nicht.
   Anbieter solcher kostenloser Online-Kalender sind beispielsweise Google und Outlook.
2. Nutze zur Planung neuer Projekte Mind-Mapping-Tools zum Erstellen von Mindmaps. Hier kannst Du zunächst grobe Planungsbausteine festlegen und Dir später die Einzelheiten notieren. Ein kostenloses Mind-Mapping-Tool ist XMind.
3. Organisiere Listen mit Aufgaben für Dich und Deine Mitarbeiter. Aufgabe erledigt? Sofort auf dem Handy abhaken! Möglichen machen dies zum Beispiel OneNote oder Trello.
4. Arbeitszeiterfassung ist ein weiteres Thema: Wie lange bist Du eigentlich mit der Ablage beschäftigt? Wieviel Zeit wendest Du für Projekt XY auf? Und wie viele Kilometer bist Du diese Woche allein für Kundenbesuche unterwegs gewesen? Hier kann Dir ein Zeiterfassungsprogramm dienen, mit dem Du oder Deine Mitarbeiter Eure Zeit für Euch selbst nachvollziehen könnt. Dies funktioniert beispielsweise mit Swipetimes.
5. Hast Du trotzdem noch Visitenkarten und analoge Gesprächsnotizen, die herumfliegen, kannst Du sie auch einfach fotografieren. Speichere alle Visitenkarten so digital in einem separaten Ordner ab, indem Du sie schnell wiederfinden kannst.

Behalte funktionierende analoge Prozesse bei

Überfordern Dich zu viele Programme oder hast Du bereits analoge Strukturen etabliert, die gut funktionieren, brauchst Du sie natürlich nicht über den Haufen werfen und digitalisieren. Es gibt wahnsinnig tolle Urlaubskalender, die man im Betrieb aushängen kann und nichts spricht gegen eine handschriftliche Notiz. Probiere aus, was für Dich am effektivsten funktioniert. Die Möglichkeiten sind vielfältig!

Weitere Tipps zum papierlosen Betrieb gibt Dir diese Woche im Interview André Nünninghoff von der Paperless GmbH. Das Video findest Du hier:

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Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ist in unserer schnelllebigen Gesellschaft immer wichtiger. Häufig steht nicht mehr die Frage im Raum, ob Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten können und sollen, sondern wie.

Ich habe hier eine Liste für Dich erstellt, damit Du auch bei der praktischen Umsetzung nichts vergisst.

Vereinbarung über Arbeitsort und Arbeitszeit

Allgemeine Bestimmungen zur Arbeitszeit müssen eingehalten werden. Dies musst Du mit Deinen Mitarbeitern schriftlich festhalten. Es besteht auch die Möglichkeit, Vertrauensarbeitszeit ohne genaue Erfassung der Arbeitszeit anzubieten.

Büroausstattung

Um vernünftig arbeiten zu können, braucht Dein Mitarbeiter eine geeignete Ausstattung für das Büro bzw. den Arbeitsplatz. Dazu gehören:

• Schreibtisch & Schreibtischstuhl
• Ablagemöglichkeiten für Dokumenten und Ordner
• Ausreichend Licht, eventuell eine Schreibtischlampe
• Locher, Tacker, Druckerpapier, Stifte etc.

Häufig besteht bereits ein Arbeitsplatz mit Tisch und Stuhl bei Deinen Mitarbeitern zuhause. Dieser kann auch gern genutzt werden. Sollte keine geeignete Ausstattung vorhanden sein, muss Du als Arbeitgeber Dich darum kümmern.

Digitale Ausstattung – Hardware

Grundlage für die Heimarbeit ist heutzutage der digitale Arbeitsplatz. Dazu wird benötigt:

• Computer oder Laptop mit Internetanschluss
• Eventuell ein zusätzlicher Bildschirm
• Telefon
• Drucker, Kopierer, Scanner (gibt es häufig als Kombigerät)
• Bei Bedarf zusätzliche Lautsprecher, Kopfhörer mit Mikrofon
• Andere spezifische Geräte, die in Deinem Betrieb benötigt werden, z.B. ein Etikettendrucker

Digitale Ausstattung – Software

Damit Dein Mitarbeiter von Zuhause aus genauso arbeiten kann, wie aus dem Büro, müssen alle Programme auch vollständig auf seinem Rechner installiert sein:

• E-Mail-Programm
• Office-Programme
• VPN-Client, damit Kundendaten oder andere Daten, die dem Datenschutz unterliegen, gesichert übertragen werden können
• Spezifische Programme, die Du jeden Tag benötigst, vielleicht bestimmte Warenwirtschaftssysteme, SAP o.Ä.

Individuelle Zusatzausstattung

Denke an die Bedürfnisse Deines Betriebes. Vielleicht benötigt ein Mitarbeiter zum kreativen Arbeiten eine andere Ausstattung als jemand, der für die Buchhaltung zuständig ist.

Fazit

Achte darauf, dass Du gleich die richtige Ausstattung kaufst. Auch beim Homeoffice gilt der Leitsatz: „Wer billigt kauft, kauft zweimal.“ Nun muss nicht alles schlecht sein, was auch günstig ist. Wäge beim Kauf genau ab, womit Dein Mitarbeiter langfristig am produktivsten Arbeiten kann. Dann zahlen sich die Investitionen bald aus.

Bedenke aber bitte bei allen Punkten, dass auch im Home-Office der Arbeitsschutz und somit die Sicherheit und die Gesundheit des Arbeitnehmers im Vordergrund stehen.

Ob arbeits- und ortsunabhängiges Arbeiten etwas für Deinen Betrieb ist, und wie Du dies umsetzen könntest, findest Du diese Woche in unserem Podcast.

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„Dafür bin ich nicht zuständig.“ Wie häufig hast Du den Satz schon gehört? Damit Du ihn in nächster Zukunft nicht mehr hören musst, gibt es hier eine kleine Anleitung, wie Du eine Stellenbeschreibung für jeden Mitarbeiter formulierst.

Eine Stellenbeschreibung ist nötig, damit jeder weiß, für was er oder sie zuständig ist und bei welchen Aufgaben er sich auf andere Mitarbeiter verlassen kann. Dies spart nicht nur Energie und Zeit, sondern es werden auch Doppelarbeiten und die ewige Frage, wer nun zuständig ist, vermieden. Du legst hiermit klare Ansprechpartner fest. Eine Stellenbeschreibung legt damit die Funktion jeder Stelle in Deinem Betrieb fest und dient damit als Organisationsplan in Deinem Unternehmen.

Hier habe ich alle Komponenten für Dich aufgeführt, die in einer vollständigen Stellenbeschreibung enthalten sein sollten:

Allgemeines

Als erstes werden allgemeine Informationen zum Unternehmen und Hierarchie geklärt.

1. Allgemeine Informationen:

Darunter fallen die Bezeichnung der Stelle, Standort des Arbeitsplatzes und die Einordnung in die Organisationsstruktur.

Eine Stellenbeschreibung beinhaltet keine personenbezogenen Daten im Gegensatz zu einer Arbeitsplatzbeschreibung. (Du fragst Dich, wo der Unterschied zwischen den beiden Sachen liegt? Dann schau in meinen Podcast von dieser Woche rein!)

2. Unternehmenshierarchie:

Verschriftliche, welche Befugnisse der Stelleninhaber besitzt und wer ihm über- und untergeordnet ist. Erstelle zur besseren bildlichen Darstellung ein Organigramm, auf dem sich jede Stelle wiederfindet.

Spezifische Aufgaben

Im zweiten Teil werden die Aufgaben, Ziele und Kompetenzen für die Stelle geklärt: was sollte der Mitarbeiter mitbringen, für was ist er zuständig?

3. Aufgaben:

Dokumentiere die Hauptaufgaben und die Nebenaufgaben der Stelle. Die Hauptaufgaben sollten detailliert aufgeführt werden. Bei den Nebenaufgaben ist es wichtig, die dafür benötigte Zeit pro Woche zu vermerken. Vermerke auch, wo Schnittstellen mit anderen Stellenbeschreibungen bestehen oder wann die Inhaber zusammenarbeiten müssen.

4. Ziele:

Jede Stellenbeschreibung sollte allgemeine Ziele beinhalten, z.B. Kundengewinnung, vollumfängliche Kundenbetreuung etc. In diesem Bereich werden keine personenabhängigen Teilziele oder Jahresziele formuliert.

5. Kompetenzen:

Wichtig ist es, die Kernkompetenzen zu nennen, die für die Stelle Voraussetzungen sind. Darin können Ausbildungsberuf oder Weiterqualifikationen gefasst sein, aber auch wichtige soziale oder persönliche Kompetenzen, wie z.B. Zuverlässigkeit, Flexibilität, Kreativität. Zusätzlich solltest Du drauf achten, dass diese nicht im Widerspruch zu den Befugnissen und Aufgaben stehen.

Rahmenbedingungen

Drittens werden die Rahmenbedingungen abgesteckt. Wem ist der Mitarbeiter zur Berichterstattung verpflichtet, wer übernimmt die Vertretung, wie wird die Stelle vergütet und wie lange ist diese Beschreibung gültig?

6. Berichterstattung:

Lege fest, auf welche Informationen der Stelleninhaber zugreifen darf und wie die Informationspflicht geregelt ist: wann muss an wen Bericht erstattet werden?

7. Vertretung:

Jeder Mitarbeiter hat Fehlzeiten. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein. Ob nun allerdings Krankheit, Urlaub oder Weiterqualifizierung: eine Vertretung muss immer geregelt sein. Dies lässt sich deutlich einfacher festlegen, bevor Abwesenheiten auftreten, als im Fall der Fälle improvisieren zu müssen.

8. Bewertung:

Wie würdest Du die Stelle zum Beispiel tariflich eingruppieren? Wie sieht die Vergütung aus oder gibt es zusätzliche Anreizsysteme?

9. Gültigkeit:

Schreibe auf, wann die Stellenbeschreibung angefertigt wurde und bis wann sie gültig sein sollte. Überprüfe zu festgelegten Zeiten, z.B. ein Mal pro Jahr, inwieweit Veränderungen an der Stellenbeschreibung vorgenommen werden müssen.

Dies sind alles Punkte, die in einer Stellenbeschreibung vorhanden sein sollten. Es können natürlich noch mehr Informationen aufgenommen werden, z.B. die Pflicht auf Weiterbildung.

Und jetzt liegt es an Dir! Hast Du schon Stellenbeschreibungen formuliert? Nein? Dann ist es jetzt an der Zeit, auf geht’s!

Warum Stellenbeschreibungen für Deinen Betrieb nützlich sind, habe ich Dir diese Woche in unserem Podcast zusammengefasst.

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Vom falschen und richtigen Sparen der Zeit

Geht es uns nicht allen so? Ressourcen wie Zeit und Mitarbeiter sind immer zu knapp. Daher wird an vielen Stellen immer wieder versucht, Zeit zu sparen, Prozesse zu straffen, Gespräche kurz zu halten. Das Problem ist, dass Zeit oft an den „falschen Stellen“ eingespart wird. So werden Prozesse des Nachdenkens und der Reflexion verkürzt, weil sie zunächst erst mal keine Produktivitätssteigerung zeigen oder der Kundenservice fällt aus, weil einfach keine Zeit da ist, um mit Kunden in Ruhe zu reden. Doch gerade hier liegen die eigentlichen Kernkompetenzen der kleineren Unternehmen: agile Weiterentwicklung und persönliche Kundenbeziehung.
Wer hier spart, wird es nicht sofort spüren, aber später sehr bereuen.
Wo die „Großen“ mit innovativen Produkten und großangelegten Kampagnen punkten können, haben die kleinen Unternehmen kaum ein Chance, wenn ihr größtes Pfund, der persönliche Bezug zum Kunden, erstmal verloren ist.
Daher sollte das Einsparen von Zeit nie zu Lasten der persönlichen Beziehung zum Kunden gehen.

„Das ist leicht gesagt, bzw. geschrieben. Aber was machen wir dann?“, denken Sie jetzt vielleicht.
Digitale Unterstützung an den passsenden Stellen kann zu einer riesigen Unterstützung werden, so Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität erhöhen.

Das richtige Mindset entscheidet

Digitalisierung ist meistens keine Frage von Technik, sondern von Nutzen und Be-Nutzen der Technik. In den vielen Bereichen nutzen wir nur ein Bruchteil dessen was Technik uns ermöglichen könnte, weil wir es entweder nicht kennen oder nicht „Out of The Box“ denken und Technik in bestimmten Kontexten bisher nicht einsetzen. Allein die technischen Hilfestellungen, die mit dem Smartphone zur Verfügung stehen, können den Arbeitsalltag unglaublich erleichtern- und das ganz ohne ein großes und teueres IT-Projekt zu starten.

Wie macht man Unternehmen und Mitarbeitern Lust auf Digitalisierung?

Wer kennt das nicht? Sobald im Unternehmen das Wort „IT-Umstellung“ oder das inzwischen kaum mehr greifbare Wort „Digitalisierung“ fällt, ducken sich die meisten weg in der Hoffnung, dass der Kelch an ihnen vorbeigehen möge. Denn in der Vergangenheit hatten IT-Projekte fast immer drei große Probleme:
Zu groß, Zu viel, Zu teuer

Mit den heutigen Möglichkeiten die z.B. HandyApps bieten ist es jedoch ein Leichtes, Stück für Stück in die Digitalisierung einzusteigen und sowohl Mitarbeiter als auch Kunden langsam in den Prozess einzubeziehen.

Und hier liegt auch das Geheimnis der gelungenen IT-Einführung: die Mitarbeiter müssen für sich einen Nutzen und einen Sinn erkennen und dürfen gleichzeitig nicht überfordert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis, zeigt eine ganz einfache Anwendungsmöglichkeit:

Wenn der Notdienst per Video ins Haus kommt

Ein Heizungsbauer ist letztens einen spannenden Weg gegangen und hilft Kunden zunehmend häufiger, indem er eine Soforthilfe per Videochat anbietet. Dies ist entstanden, weil ein Notdienstmitarbeiter zu viele Notdienstanrufe bekam und er nicht alle an dem Abend abarbeiten konnte. So entstand die Idee, sich einen ersten Eindruck über das Problem über eine Videokonferenz mit dem Kunden zu schaffen und so zu entscheiden, wir weiter vorgegangen wird.

Interessanterweise waren nicht nur die Kunden zufrieden die sofortige Hilfe bekamen, sondern auch die Kunden bei denen er direkt sagen konnte, dass der Einsatz komplizierter wird und er diesen daher nicht mehr im Notdienst schaffen könne. Trotzdem, dass das Problem nicht sofort gelöst war, fühlten sich die Kunden erstmal abgeholt und trotzdem gut betreut.

Ein schönes Beispiel, wie Kundenservice funktionieren kann, obwohl Zeit deutlich eingespart wird.

Wie ein kostenloses Tool deine Produktivität verdoppeln kann

Oft werde ich gefragt: „Mit welchem Tool sollen wir denn anfange?“ Nun ist es natürlich schwierig, die pauschal zu beantworten, aber in mindesten 90 der Unternehmen ist das kostenlose Tool OneNote eine enorme Arbeitserleichterung und Unterstützung. OneNote kann man sich vorstellen wie einen Aktenordner. Dieser Ordner steht allerdings nicht im Büroschrank, sondern der in der Büro-Cloud. Hierdurch können Mitarbeiter von überall auf diesen elektronischen Ordner zugreifen, sich einen Überblick verschaffen und die neuesten Informationen in den Ordner hinzufügen.
Der digitale Ordner geht in seiner Funktion jedoch noch deutlich über die herkömmliche Akte hinaus, denn es können Sprachnachrichten, Videos und Fotos in Echtzeit hochgeladen und sogar bearbeitet werden.

Wenn Sie mit einem Tool starten wollen, dann ist OneNote mein absoluter Geheimtipp für den sinnvollen Einstieg in die digitale Unterstützung im Handwerk.

Über die Autorin

Katharina Lüdemann-Schunk ist Gründer und Inhaber von Frei³ Business Coaching und hat sich darauf spezialisiert, wie Du mit digitalen Produkten und dem richtigen Mindset Dein Business erfolgreich machst und so zu den Gewinnern der Digitalisierung gehörst.

Mehr Infos zu Katharina und Frei³ findest Du unter https://www.facebook.com/freihoch3

 
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Du beginnst jeden Tag mit einem festen Plan, welche Arbeiten heute erledigt und welche Kunden abgearbeitet werden sollen. Am Ende des Tages ist es allerdings doch ganz anders gekommen und Du sitzt noch im Büro während andere schon längst Feierabend haben.

Was Du tun kannst, damit Du den Spagat zwischen den unterschiedlichen Anforderungen von Arbeit und Familie doch noch schaffst, habe ich hier für Dich gesammelt:

Setze Prioritäten

Es gibt Situationen, da sind Überstunden für den Betrieb unvermeidbar. Allerdings sind diese Zeiten häufig begrenzt. Setze in den Zeiten „des normalen Wahnsinns“ bewusst Prioritäten:

Nimm Dir Zeit für Dich

Auch bei vollen Auftragsbüchern ist es wichtig, Dir Zeit für Dich zu nehmen. Triff Dich z.B. zum Mittagessen mit einem Freund oder Bekannten, mit dem Du auch über Anderes als den Betrieb sprechen kannst. Wähle einen Ort, der außerhalb des Betriebes liegt, damit Du die Ruhe hast, Dein Essen zu genießen und Dich zu unterhalten. Dies bringt Dir hinterher 3 Vorteile:

1. Dein Körper und Kopf machen bewusst Pause, um sich zu erholen.
2. Nach der Pause kannst Du mit neuer Energie an Deine Arbeit geben. Diese hält deutlich länger an, während Du sonst kurz nachdem Essen nebenbei (nur kurz noch eine E-Mail schreiben oder einen Anruf machen) eigentlich schon wieder erschöpft bist.
3. Du hast eine neue Sichtweise auf Probleme, über die Du Dir vorher den Kopf zerbrochen hast oder bei denen Du Dich bisher nur im Kreis gedreht hast. Vielleicht hat Dich sogar Dein Gesprächspartner darauf gebracht.

Du kannst Dir natürlich auch an anderen Stellen Zeit für Dich nehmen, z.B. direkt nach einem Kundentermin zum Sport fahren, bevor Du den nächsten Termin wahrnimmst. Oder Dir in der Woche feste Termine abends oder morgens setzen, die für Sport oder Familie reserviert sind und in denen Du keine Kundentermine annimmst.

Erinnere Dich an Deine Erfolge

An manchen Tagen läuft einfach alles falsch. Damit Du Dich nicht in einer negativen Gedankenspirale wiederfindest, denke an die Tage und die Erlebnisse, die besonders erfolgreich waren:

1. Das Projekt, welches alle Erwartungen übertroffen hat
2. Der persönliche Erfolg, den Du entgegen aller Widerstände errungen hast
3. Das hochgesteckte Ziel, welches Du Schritt für Schritt angegangen bist und dann auch erreicht hast

Dadurch schöpfst Du neue Kraft und kannst auch nach schweren Tagen wieder positiv auf Deine Aufgaben sehen.

Sei selbstkritisch

Wenn Dein Schreibtisch oder Auftragsbuch voll ist und Du nicht weißt, was Du zuerst erledigen sollst, während es Deine Mitarbeiter schaffen, pünktlich in den Feierabend zu gehen, solltest Du selbstkritisch sein:

1. Hinterfrage Deine Arbeitsweise und Strukturen. Vielleicht verschwendest Du viel Zeit für unwichtige Dinge, die auch andere erledigen könnten?
2. Delegiere Aufgaben an andere, gib vielleicht manche Aufgabenbereiche komplett ab.
3. Suche Dir Hilfe. Wenn Du nicht mehr weiterweißt, hilft vielleicht ein frischer Blick auf die Dinge von einem Außenstehenden. Dies können manchmal Familie oder Bekannte sein. Häufig hilft auch jemand komplett anderes, um Betriebsblindheit zu vermeiden.

Übe das „Nein“-Sagen

Der Kunde ist König – so lautet häufig die Devise der Handwerksbetriebe, die für den geplatzten Feierabend sorgt. Allerdings muss man außerhalb von Notdiensten nicht zu jeder Zeit sofort verfügbar sein.

1. Manches Angebot für einen Kunden kann auch einen Tag später erstellt werden.
2. Nicht jedem Kundenwunsch zu einem Termin nach 18:00 oder am Wochenende muss entsprochen werden.
3. Denke daran, auch Du brauchst Feierabend, um am nächsten Tag wieder fit zu sein, um mit bester Energie die geplanten Aufgaben anzugehen.
4. Nicht jeder Auftrag eines Kunden bringt Deinen Betrieb weiter. Du darfst Aufträge ablehnen, auch wenn dies besonders schwer erscheint.

Such Dir einen Erfolgspartner

Schlussendlich: suche Dir jemanden, der Dich unterstützt, Dich antreibt aber der auch auf Dich achtet und Dich an Pausen erinnert. Das können Deine Familie sein, Dein Betriebspartner oder Freunde.  Zusammen gelingt vieles leichter.

Wenn Du wissen möchtest, wie es Markus Kuffer mit diesen Tipps gelungen ist, den Anforderungen zwischen Betrieb und Familie gerecht zu werden, dann schau Dir hier ein Interview an:

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Trägst Du Personalverantwortung in einem kleinen oder mittleren Unternehmen? Ist auch für Dein Unternehmen der Fachkräftemangel eine der größten Herausforderungen? Und bist auch Du Dir nicht sicher, wie Du das Thema Personal im betrieblichen Alltag so richtig angehen solltest?

Erkenntnisse aus meiner täglichen Arbeit mit über 600 Handwerksbetrieben zeigen, dass gerade kleine und mittlere Betriebe (KMU) noch erhebliches Verbesserungspotenzial bei der Gewinnung, Bindung und Betreuung ihrer Mitarbeiter haben.

In diesem Gastbeitrag für den Blog von Handwerksmensch Maren Ulbrich, der auf einer Serie von Blog-Beitragen auf meiner Seite www.handwerksmacher.de beruht, gebe ich Dir vier Strategieempfehlungen, die auch in Deinem Unternehmen rasch zu Verbesserungen führen können.

Fachkräftemangel ist große Herausforderungen für KMU

Eine wesentliche Ursache für den zunehmenden Fachkräftemangel ist der demografische Wandel, der insgesamt zu einem kleiner werdenden Fachkräftepotential führt.

Hinzu kommt der Trend zu einer immer stärkeren Akademisierung der Bildung, so dass immer weniger junge Menschen ihren Weg in eine duale Ausbildung finden. Dieser Trend trifft dabei verstärkt kleine Unternehmen und Branchen, die ein schlechtes Image haben.

Auch die zunehmende Bürokratisierung und rechtliche Belastungen von Arbeitgebern ist ein Hemmnis für die Fachkräftesicherung. In unserer Beratungspraxis in der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg erleben wir immer wieder, dass engagierte Arbeitgeber irgendwann resignieren und sogar auf Wachstum verzichten, weil Sie z. B. ihre Belastungen aus dem Arbeits- und Sozialrecht als unangemessen wahrnehmen.

Dabei kommt sicherlich zum Tragen, dass viele KMU-Unternehmen keine Personalprofis sind und sich in dieser Rolle auch oftmals nicht wohl fühlen. Deshalb ist die am meisten unterschätzte Herausforderung bei der Sicherung des Fach- und Führungskräftenachwuchses auch eindeutig die (inner-)betriebliche Personalarbeit.

Vier Strategieempfehlungen zur Fach- und Führungskräftesicherung

Der Wettbewerb um die besten Köpfe hat begonnen und wird sich in den nächsten Jahren deutlich verschärfen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen können sich in diesem Wettbewerb behaupten, wenn sie rechtzeitig eine nachhaltige Strategie der Fach- und Führungskräftesicherung entwickeln und umsetzen. Dabei empfehle ich vor allem diese vier Handlungsstrategien

1. Personalarbeit professionalisieren
2. Attraktivität steigern, Abwanderung verhindern
3. Ausbildung und Qualifizierung verstärken
4. Neue Fachkräftepotentiale erschließen

Jede dieser Strategien kann und muss dabei auf die betriebsspezifischen Bedingungen angepasst werden. Die hierfür notwendigen Investitionen sollten den Unternehmen mindestens genauso wichtig sein, wie Investitionen in die sachliche Ausstattung oder das Marketing, denn wer soll im Zweifelsfall die neuen Maschinen bedienen oder die gewonnen Aufträge abarbeiten, wenn die erforderlichen Fachkräfte nicht eingestellt oder qualifiziert werden (können)?

Personalarbeit professionalisieren

Ausgangspunkt jeder betrieblichen Entscheidung sollte eine gründliche Analyse der Stärken und Schwächen des jeweiligen Unternehmens sein. Dies gilt selbstverständlich auch für die wichtigste Unternehmensressource Mitarbeiter.

Gut qualifiziertes und motiviertes Personal ist in den meisten Unternehmen heute bereits die entscheidende Ressource für den wirtschaftlichen Erfolg. Deshalb müssen die Inhaber oder Geschäftsführer der betriebliche Personalarbeit die angemessene Aufmerksamkeit schenken und sich bei Bedarf (externe) Unterstützung für diese Arbeit holen.

Daher empfehle ich Dir:

• nimm Dir als Verantwortlicher ausreichend Zeit für die betriebliche Personalarbeit
• analysiere Dein Unternehmen anhand eines Referenzmodells betrieblicher Personalarbeit und identifiziere die Stärken und Schwächen Deines Unternehmens
• lege eine Strategie zur Fachkräftesicherung für Dein Unternehmen fest, setze Dir entsprechende SMARTE Ziele
• suche Dir für die Auswahl geeigneter Instrumente und Methoden und die operative Umsetzung professionelle Unterstützung.

Attraktivität steigern, Abwanderung verhindern

Für neue Mitarbeiter sind vor allem Karriereperspektiven, Weiterbildungsmöglichkeiten, Führungsstil, Vergütung(ssysteme), Arbeitszeit(modelle), Unternehmensimage und Standortbedingungen von Bedeutung.

Aber kannst Du darüber hinaus die Frage präzise beantworten, wieso ein potenzieller Mitarbeiter gerade in deinem Betrieb anfangen sollte oder warum ein Mitarbeiter den Abwerbungsversuchen der Konkurrenz widerstehen sollte?

Es wird sicherlich gute Gründe geben, die Du dann auch entsprechend kommunizieren kannst

Daher empfehle ich Dir:

• analysiere Dein Unternehmen auch einmal bewusst aus Bewerber- bzw. Mitarbeitersicht. Liste auf, wo Du mehr bieten (kannst) als konkurrierende Arbeitgeber – nicht nur finanziell.
• mache zielgerichtete Werbung für Dich als Arbeitgeber, baue eine regionale Arbeitgebermarke auf.
• nutze den Kontakt zu örtlichen Vereinen, Schulen und anderen gesellschaftlichen Gruppen, um Werbung für dein Unternehmen als Arbeitgeber zu machen und Sonderleistungen für Deine Mitarbeiter anbieten zu können.
• entwickele im persönlichen Kontakt zu Deinen Mitarbeitern passgenaue Bindungsinstrumente, in dem Du diese auf die individuellen Problemlagen der Mitarbeiter und die spezifischen Möglichkeiten deines Betriebes zuschneidest.

Ausbildung und Qualifizierung verstärken

Bis vor einiger Zeit waren rund zehn Prozent der Mitarbeiter im Handwerk Auszubildende, eine Quote, die nur von wenigen anderen Wirtschaftsbereichen erreicht wurde. Auch die Zahl der Ausbildungsbetriebe war im Handwerk vergleichsweise hoch, so dass nicht ganz zu Unrecht das Wort vom „Ausbilder der Nation“ die Runde machte.

Allerdings beteiligen sich nach unseren Erfahrungen gerade Betriebe, die in den letzten Jahren neu gegründet wurden oder die sich immer weiter spezialisiert haben, zunehmend weniger an der Ausbildung. Auch die Zunahme von Kleinstbetrieben im Handwerk sorgt für größer werdendes Defizite in der handwerklichen Ausbildung.

Dennoch bieten die Ausbildung und Qualifizierung des eigenen Fachkräftenachwuchses mehr Vor- als Nachteile.

Daher empfehle ich Dir:

• bilde aus, denn Ausbildung rechnet sich langfristig.
• investiere in die Qualifizierung der Mitarbeiter, denn Sie sind Deine wichtigste Ressource.
• nutze die persönliche Nähe, um vorhandene Potentiale bei Deinen Mitarbeitern systematisch zu erkennen und gezielt zu fördern.

Neue Fachkräftepotentiale erschließen

Gerade kleine und mittlere Betriebe scheuen oftmals noch davor zurück, bei der Suche nach Fachkräften auf Frauen, Ältere, Geringqualifizierte, Personen mit Migrationshintergrund und/oder Personen mit einer (Schwer-)Behinderung zuzugehen.

Häufig stehen Befürchtungen hinsichtlich der körperlichen Leistungsfähigkeit, der Belastbarkeit, der familiären Einbindung sowie der fachlichen und sprachlichen Kapazität vorne an. Immer wieder wird auch die Frage gestellt, ob der genannte Personenkreis in das funktionierende Mitarbeiter-Team integriert werden kann oder ob die (vermeintlichen) bürokratischen und formellen Hürden nicht zu hoch sind.

Dabei kennen die allermeisten Betriebsinhaber gute Beispiele, wo alle diese Befürchtungen nicht eingetreten sind und die neuen Mitarbeiter rasch zu einem wertvollen Teammitglied wurden.

Daher empfehle ich Dir:

• gehe ungewöhnliche Wege und erschließe für Dich vorhandene Fachkräftepotentiale jenseits der eingetretenen Pfade.
• erkenne die Vorteile und weigere Dich, nur die Probleme zu betonen.
• nutze die Unterstützung der Beratungs- und Koordinierungsstellen, die sich auf die Fragen der neuen Potentialgruppe spezialisiert haben.

Links:

Führungsaufgabe: Fachkräftesicherung – Teil 1: https://handwerksmacher.de/2018/12/09/vier-strategieempfehlungen-zur-fachkraftesicherung/

Führungsaufgabe: Fachkräftesicherung – Teil 2: https://handwerksmacher.de/2018/12/16/vier-strategieempfehlungen-zur-fachkraftesicherung-teil-2/

Führungsaufgabe: Fachkräftesicherung – Teil 3: https://handwerksmacher.de/2018/12/23/vier-strategieempfehlungen-zur-fachkraftesicherung-teil-3/

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Über den Autor

Dr. Michael Hoffschroer zog nach Abitur und Ausbildung zum Sparkassenkaufmann in der emsländischen Heimat zum Studium nach Köln. Dort wurde er zum Diplom-Handelslehrer ausgebildet und forschte als Wirtschaftspädagoge beim Forschungsinstitut für Berufsbildung im Handwerk an der Universität zu Köln. Hier promovierte er auch zum Thema „Berufsbildungsberatung in handwerklichen Bildungszentren.“ (https://kups.ub.uni-koeln.de/2657/1/090209_Diss_MHoffschroer.pdf) Nach einer weiteren beruflichen Station beim Zentralverband des Deutschen Handwerks übernahm er 2010 die Geschäftsführung der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg und des angeschlossenen Berufsbildungszentrums. Im Dezember 2018 ging sein Blog www.handwerksmacher.de online. Dr. Hoffschroer wohnt in Cloppenburg, ist 47 Jahr alt, verheiratet und zweifacher Vater.