Ein papierloses Büro ist für manch einen Betrieb eine Utopie: Zuviel Papierkram kann einfach nicht digitalisiert werden. Du hast mit Sicherheit noch analoge Bestelllisten für Material, ein gebundenes Auftragsbuch und jede Menge Post-Its mit Erinnerungen und Notizen an Deinem Schreibtisch platziert.
Digitalisierung planen: Selbst machen vs. machen lassen
Weder musst Du an einem Tag Deinen Betrieb komplett digitalisieren, noch musst Du alles selbst umstellen. Dabei solltest Du zunächst überlegen:
- Welchen Zustand haben die analogen und digitalen Prozesse derzeit in meinem Betrieb? (IST-Zustand)
- Welchen Zustand möchte ich gerne erreichen? (SOLL-Zustand)
- Welche digitalen Strukturen kann ich selbst ohne externe Hilfe schaffen?
Hierbei werden nicht nur papierbasierte Prozesse unter die Lupe genommen, sondern auch diejenigen, die bereits digitalisiert sind. Denn: Digital ist nicht gleichbedeutend mit effizient. Und analog heißt nicht unbedingt schlecht.
Ein Beispiel:
1.IST-Zustand:
Derzeit werden Deine Rechnungen mit Hilfe eines Office-Programmes geschrieben und danach manuell in eine weitere Buchhaltungssoftware eingegeben.
Die Rechnungen werden ausgedruckt und per Post an den Kunden geschickt.
2.SOLL-Zustand:
Einmal eingegebene Daten werden von der Buchhaltung automatisch erfasst. Die Rechnung wird automatisch generiert.
Hat der Kunde sein Einverständnis gegeben, kannst Du ihm die Rechnung auch per E-Mail schicken.
3. Ohne externe Hilfe kannst Du ab sofort E-Mail-Adressen sammeln und prüfen, welche Kunden ihre Rechnung gerne per Mail erhalten möchten.
Zur Installation der richtigen Buchhaltungssoftware und dem geschützen Umgang mit Daten holst Du Dir vielleicht lieber einen Profi ins Haus. Dieser kostet Dich zwar Geld, schont aber Dein Zeitpensum und Deine Nerven.
Dies wird sich bald auszahlen: Deine Bürokraft wird entlastet und kann sich anderen Aufgaben widmen. Gleichzeitig werden Fehler bei dem Übertrag von Rechnungen ins System vermieden.
Alltagshelferlein integrieren und Ordnung schaffen
Du kannst auch in ganz kleinem Stil papierlos werden. Sieh Dir einmal Deinen Schreibtisch an: Telefonnummern und Gesprächsnotizen werden auf die Schreibtischunterlage gekritzelt. To-Do-Listen werden auf Rückseiten von Prospekten notiert. Visitenkarten fliegen rum, bis sie irgendwann im Chaos verschwinden.
Das Problem hierbei ist nicht nur, dass wichtige Informationen mit unwichtigen vermengt werden und nie an Ort und Stelle sind, wenn man sie braucht, sondern auch, dass Kunden Dich im Gespräch in Deinem Büro anhand Deiner Ordnung bewusst oder unbewusst beurteilen.
Du benötigst Strukturen, die einfach einzuhalten sind und trotzdem ihren Zweck erfüllen. Beschränke Dich daher auf wenige, aber nützliche Apps, die Dein Zettelchaos auf Deinem Schreibtisch ersetzen können:
- Online-Kalender können nicht nur zur Terminspeicherung, sondern auch zur Erinnerung dienen. Halte ihn stets aktuell, damit Du und Deine Mitarbeiter wissen, was ansteht. passend zu Telefonaten kannst Du außerdem direkt Deine Gesprächsnotizen eingeben. Dabei kannst Du bei den meisten Programmen entscheiden, welche Termine für andere sichtbar sind und welche nicht.
Anbieter solcher kostenloser Online-Kalender sind beispielsweise Google und Outlook. - Nutze zur Planung neuer Projekte Mind-Mapping-Tools zum Erstellen von Mindmaps. Hier kannst Du zunächst grobe Planungsbausteine festlegen und Dir später die Einzelheiten notieren. Ein kostenloses Mind-Mapping-Tool ist XMind.
- Organisiere Listen mit Aufgaben für Dich und Deine Mitarbeiter. Aufgabe erledigt? Sofort auf dem Handy abhaken! Möglichen machen dies zum Beispiel OneNote oder Trello.
- Arbeitszeiterfassung ist ein weiteres Thema: Wie lange bist Du eigentlich mit der Ablage beschäftigt? Wieviel Zeit wendest Du für Projekt XY auf? Und wie viele Kilometer bist Du diese Woche allein für Kundenbesuche unterwegs gewesen? Hier kann Dir ein Zeiterfassungsprogramm dienen, mit dem Du oder Deine Mitarbeiter Eure Zeit für Euch selbst nachvollziehen könnt. Dies funktioniert beispielsweise mit Swipetimes.
- Hast Du trotzdem noch Visitenkarten und analoge Gesprächsnotizen, die herumfliegen, kannst Du sie auch einfach fotografieren. Speichere alle Visitenkarten so digital in einem separaten Ordner ab, indem Du sie schnell wiederfinden kannst.
Behalte funktionierende analoge Prozesse bei
Überfordern Dich zu viele Programme oder hast Du bereits analoge Strukturen etabliert, die gut funktionieren, brauchst Du sie natürlich nicht über den Haufen werfen und digitalisieren. Es gibt wahnsinnig tolle Urlaubskalender, die man im Betrieb aushängen kann und nichts spricht gegen eine handschriftliche Notiz. Probiere aus, was für Dich am effektivsten funktioniert. Die Möglichkeiten sind vielfältig!
Weitere Tipps zum papierlosen Betrieb gibt Dir diese Woche im Interview André Nünninghoff von der Paperless GmbH. Das Video findest Du hier:
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