Wie Du eine Stellenbeschreibung so formulierst, dass jeder weiß, was er zu tun hat

Wie Du eine Stellenbeschreibung so formulierst, dass jeder weiß, was er zu tun hat

„Dafür bin ich nicht zuständig.“ Wie häufig hast Du den Satz schon gehört? Damit Du ihn in nächster Zukunft nicht mehr hören musst, gibt es hier eine kleine Anleitung, wie Du eine Stellenbeschreibung für jeden Mitarbeiter formulierst.

Eine Stellenbeschreibung ist nötig, damit jeder weiß, für was er oder sie zuständig ist und bei welchen Aufgaben er sich auf andere Mitarbeiter verlassen kann. Dies spart nicht nur Energie und Zeit, sondern es werden auch Doppelarbeiten und die ewige Frage, wer nun zuständig ist, vermieden. Du legst hiermit klare Ansprechpartner fest. Eine Stellenbeschreibung legt damit die Funktion jeder Stelle in Deinem Betrieb fest und dient damit als Organisationsplan in Deinem Unternehmen.

Hier habe ich alle Komponenten für Dich aufgeführt, die in einer vollständigen Stellenbeschreibung enthalten sein sollten:

Allgemeines

Als erstes werden allgemeine Informationen zum Unternehmen und Hierarchie geklärt.

 

  1. Allgemeine Informationen:

Darunter fallen die Bezeichnung der Stelle, Standort des Arbeitsplatzes und die Einordnung in die Organisationsstruktur.

Eine Stellenbeschreibung beinhaltet keine personenbezogenen Daten im Gegensatz zu einer Arbeitsplatzbeschreibung. (Du fragst Dich, wo der Unterschied zwischen den beiden Sachen liegt? Dann schau in meinen Podcast von dieser Woche rein!)

 

  1. Unternehmenshierarchie:

Verschriftliche, welche Befugnisse der Stelleninhaber besitzt und wer ihm über- und untergeordnet ist. Erstelle zur besseren bildlichen Darstellung ein Organigramm, auf dem sich jede Stelle wiederfindet.

 

Spezifische Aufgaben

Im zweiten Teil werden die Aufgaben, Ziele und Kompetenzen für die Stelle geklärt: was sollte der Mitarbeiter mitbringen, für was ist er zuständig?

 

  1. Aufgaben:

Dokumentiere die Hauptaufgaben und die Nebenaufgaben der Stelle. Die Hauptaufgaben sollten detailliert aufgeführt werden. Bei den Nebenaufgaben ist es wichtig, die dafür benötigte Zeit pro Woche zu vermerken. Vermerke auch, wo Schnittstellen mit anderen Stellenbeschreibungen bestehen oder wann die Inhaber zusammenarbeiten müssen.

 

  1. Ziele:

Jede Stellenbeschreibung sollte allgemeine Ziele beinhalten, z.B. Kundengewinnung, vollumfängliche Kundenbetreuung etc. In diesem Bereich werden keine personenabhängigen Teilziele oder Jahresziele formuliert.

 

  1. Kompetenzen:

Wichtig ist es, die Kernkompetenzen zu nennen, die für die Stelle Voraussetzungen sind. Darin können Ausbildungsberuf oder Weiterqualifikationen gefasst sein, aber auch wichtige soziale oder persönliche Kompetenzen, wie z.B. Zuverlässigkeit, Flexibilität, Kreativität. Zusätzlich solltest Du drauf achten, dass diese nicht im Widerspruch zu den Befugnissen und Aufgaben stehen.

 

Rahmenbedingungen

Drittens werden die Rahmenbedingungen abgesteckt. Wem ist der Mitarbeiter zur Berichterstattung verpflichtet, wer übernimmt die Vertretung, wie wird die Stelle vergütet und wie lange ist diese Beschreibung gültig?

 

  1. Berichterstattung:

Lege fest, auf welche Informationen der Stelleninhaber zugreifen darf und wie die Informationspflicht geregelt ist: wann muss an wen Bericht erstattet werden?

 

  1. Vertretung:

Jeder Mitarbeiter hat Fehlzeiten. Die Gründe dafür können unterschiedlich sein. Ob nun allerdings Krankheit, Urlaub oder Weiterqualifizierung: eine Vertretung muss immer geregelt sein. Dies lässt sich deutlich einfacher festlegen, bevor Abwesenheiten auftreten, als im Fall der Fälle improvisieren zu müssen.

 

  1. Bewertung:

Wie würdest Du die Stelle zum Beispiel tariflich eingruppieren? Wie sieht die Vergütung aus oder gibt es zusätzliche Anreizsysteme?

 

  1. Gültigkeit:

Schreibe auf, wann die Stellenbeschreibung angefertigt wurde und bis wann sie gültig sein sollte. Überprüfe zu festgelegten Zeiten, z.B. ein Mal pro Jahr, inwieweit Veränderungen an der Stellenbeschreibung vorgenommen werden müssen.

 

Dies sind alles Punkte, die in einer Stellenbeschreibung vorhanden sein sollten. Es können natürlich noch mehr Informationen aufgenommen werden, z.B. die Pflicht auf Weiterbildung.

Und jetzt liegt es an Dir! Hast Du schon Stellenbeschreibungen formuliert? Nein? Dann ist es jetzt an der Zeit, auf geht’s!

Warum Stellenbeschreibungen für Deinen Betrieb nützlich sind, habe ich Dir diese Woche in unserem Podcast zusammengefasst.

 

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