Wie Sie Abläufe standardisieren können und wann Sie es lieber lassen sollten

Standards und Normen sind, jedoch meist unbemerkt, fester Bestandteil unseres Alltags. Ob technische oder analoge Geräte und Werkzeuge, Produkte oder Dienstleistungen sämtlicher Art, Form, Beschaffenheit und Nutzen sowie auch Arbeitsprozesse und -abläufe: im Grunde gibt es nichts, das nicht auch zu standardisieren ginge. Mit der Standardisierung und Rationalisierung wird vor allem versucht, die Qualität und/oder die Effizienz zu verbessern. Das soll insbesondere durch eine steigende Vergleichbarkeit und Routinen geschafft werden.

Wie groß ein Handwerksbetrieb sein mag: es treten vermutlich regelmäßig Störungen und Herausforderungen auf, die nicht unbedingt sein müssen. Regelmäßig fehlen den Mitarbeitern notwendige Arbeitsmittel oder der Bürokraft oder Ihnen wichtige allgemeine Informationen. Mit klaren Strukturen, die Handlungsabläufe vereinheitlichen, kann solchen Herausforderungen entgegengewirkt werden.

Einheitsbrei, Mehraufwand und Freiheitsbremse?

Irgendwas „einfach“ zu standardisieren kann auf Ihren Betrieb und Sie zurückfeuern. Es als simpel einzusetzendes Heilmittel zu sehen, bringt keine Vorteile. Als Betriebsinhaber oder Meister gilt es, für Sie vielversprechende Ansatzpunkte für eine Standardisierung zu finden und diese mit Ihren Mitarbeitern weiter zu erörtern. Ihre Divise hierbei sollte sein, so klare Strukturen wie notwendig, aber so flexible Handlungsräume für Ihre Mitarbeiter wie möglich zu schaffen.

Fest zu befolgende Handlungsmuster werden nur als positiv erachtet und befolgt, wenn diese nicht als unverhältnismäßig oder diktierend wahrgenommen werden. Es gilt also, einen Mehrwert mit einer Standardisierung zu erhalten und Ihren Mitarbeitern diesen zu vermitteln. Stellt eine Standardisierung nur einen Mehraufwand oder eine unverständliche Freiheitseinschränkung dar, kann vieles vorgeschrieben und von Ihnen vorgelebt werden, es wird als unauthentisch und unnötig nicht eingehalten.

Standardisierung im Einklang mit dem Beruf

Gerade im Handwerk sind auch die Berufsprofession und der Berufsethos nicht außer Blick zu lassen. Aus Sicht von Handwerkern ist die Standardisierung von Abläufen und Strukturen etwas Typisches aus der Industrie. Im Handwerk sind es meistens manuelle Tätigkeit, während sie in der Industrie von Maschinen vorstrukturiert werden. Diese manuellen Tätigkeiten zeichnen sich dadurch aus, dass sie meist individuell und zudem komplex sind. Jede Baustelle und jeder Kundenwunsch und -auftrag sind anders und fordern neuen Umgang und Kenntnisse. Die Arbeitsschritte in der Industrie sind dagegen vor allem durch ihre Reduzierung von Komplexität gekennzeichnet. Bestes Beispiel dafür ist die Fließbandarbeit, bei der meist nur wenige, dafür aber sehr spezialisierte Arbeitsschritte von Mitarbeitern ausgeführt werden. Die Gefahr besteht, in einen Standardisierungswahn zu fallen, der nur die Kreativität und das selbstbestimmte und selbstbewusste Arbeiten Ihrer Mitarbeiter einschränkt. Daher sollten Standardisierungsprozesse nur als eine Art Hilfsmittel angesehen werden, die nur in Maßen nützlich sind und nicht zu tief ins operative Geschäft Ihrer Mitarbeiter greifen sollten.

Kleine Schritte führen zum Erfolg

Hilfreiche Standardisierungsprozesse von Ihnen müssen nicht zwangsläufig große Würfe sein. Bereits mit kleinen Standardisierungen im operativen Geschäft können Sie positive Veränderungen bewirken. Diese werden auch besser angenommen und bieten Mitarbeitern im operativen Geschäft Vorteile.

Eine potentiell positive Standardisierung für Ihren Handwerksbetrieb haben wir bereits kennengerlernt. In einer vorgehenden Episode habe ich Ihnen Ordnungssysteme zur Verbesserung der Werkzeugqualität und -verfügbarkeit vorgestellt. Die Umsetzung dieser Standardisierung ist relativ niedrigschwellig, also erfordert nicht viel Überzeugungsarbeit und wird daher vermutlich auch nicht auf viel Widerstand in Ihrer Basis stoßen. Denn ein standardisiertes Ordnungssystem für Werkzeuge vermittelt bei Anwendung einen konkreten Nutzen – schnellen Zugriff ohne vorheriger Suchzeit – für Ihre Mitarbeiter und wirkt dazu leicht umsetzbar. Bei diesem Beispiel bleibend, wirkt sich diese Standardisierung schließlich auch auf die Effizienz Ihres Betriebes aus, da Ihre Mitarbeiter weniger Zeit in die Suche von Werkzeug investieren müssen und zudem Werkzeug seltener verschwindet.

In der aktuellen Podcast-Episode erfahren Sie, wie Ihnen klare Strukturen des Betriebs bei der Führung Ihrer Mitarbeiter helfen können und wie Sie solche Strukturen gestalten können.

 

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