Blog: Wie Du Aufträge so formulierst, dass jeder versteht, was er machen soll

Vielleicht kennst Du ja folgende Situation:

Morgens bei der Aufgabenverteilung schickst Du Deine Teams los mit den Worten: „Ihr habt heute Kundenauftrag XY, ihr wisst ja, was zu tun ist. Bis später.“

Kurze Zeit später bekommst Du einen Anruf von eben jenem Kunden XY, der sich beschwert, dass Deine Mitarbeiter die Hälfte des Materials vergessen haben. Zusätzlich haben sie ihre Aufgabe nicht, wie der Kunde neulich mit Dir abgesprochen hat, beim neuen Schwerpunkt begonnen, sondern haben an ihrer alten Aufgabe weitergearbeitet. Da fällt Dir siedend heiß ein, dass Du ja ganz vergessen hast, diese Information heute morgen anzusprechen.

Damit Du in Zukunft solche vermeidbaren Missverständnisse verhindert kannst, musst Du Deinen Mitarbeitern genau Zielvorgaben machen. Dabei hilft Dir das sogenannte SMART System.

SMARTe Ziele

SMART steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert.

Hier haben wir ein SMARTes Ziel: „Markus und Stefan, ihr fangt heute auf Baustelle Schulz zuerst mit dem Verputzen der Küche an, dann das Bad und zum Schluss das Schlafzimmer.“

Setze immer spezifische Ziele, die sehr konkret beinhalten, was Du von Deinen Mitarbeitern forderst, lass keinen Raum für Unklarheiten. Bei dem Beispiel ist sogar die genaue Reihenfolge der Aufgaben vorgegeben.

Die Ziele sollten messbar sein. Am Beispiel siehst Du, dass das Verputzen der drei Räume überprüfbar ist: entweder, sie sind komplett verputzt oder sie sind es nicht.

Attraktive Ziele sind ein Motivationsschub für Deine Mitarbeiter. Sie beinhalten Aufgaben, die Deine Mitarbeiter gerne machen oder für die sie ein Händchen haben.

Dein Auftrag sollte immer realistisch sein. In diesem Beispiel ist es für zwei Leute realistisch, diese drei Räume an einem Arbeitstag fertig zu verputzen. Unrealistisch und demotivierend wäre es hingegen, wenn sie die gesamte (sehr große) Wohnung am Stück verputzen sollten.

Schließlich sollten die Ziele terminiert werden, also innerhalb eines genauen Zeitraumes festgelegt. Am Beispiel ist dies der Tag „heute“. Natürlich funktionieren auch Stundenvorgaben.

Fang heute an!

Prüfe mal, ob Deine Ziele und somit auch die Aufgabenverteilungen für Deine Mitarbeiter immer SMART sind. Wenn nicht: Probier‘ es aus und beobachte, wie deutlich weniger Missverständnisse zu einem deutlich besseren Ergebnis führen! Dies gilt übrigens ganz besonders für Deine Azubis!

In unserem aktuellen Podcast geht es auch darum, das Wissen und Können Deiner Azubis besser für Deinen Betrieb nutzen zu können. Hör doch mal rein!

Hier geht´s zur aktuellen Episode unseres Podcasts: