Was Sie bei komplexen Besprechungen beachten sollten

Ein Betrieb lebt davon, dass alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten und sich daher gut untereinander absprechen und aufeinander abstimmen. Handwerksbetriebe sind zwar mit einer Größe von meist unter 10 Mitarbeitern relativ überschaubar; dennoch läuft die Arbeit nicht immer Hand in Hand. Es fehlen Informationen hier, Ankündigungen dort und Ihre zwei Meister sind auch nicht immer aufeinander abgestimmt. Meist fehlen die Zeit und der Raum für Austausch und Absprache und als Betriebsinhaber ist es Ihre Pflicht und Ihr Interesse, dass Zeit und Raum für eine gut abgestimmte Arbeit zur Verfügung stehen.

Vom fast täglich stattfindenden kurzen Morning Meeting, über den wöchentlichen Regeltermin (Jour fixe) bis hin zur komplexen Besprechung haben Sie viele Möglichkeiten, mit Ihrem Team in Kontakt zu kommen und zu bleiben.

 

Komplexe Besprechungen

Komplexe Besprechungen sind in der Regel keine regelmäßig stattfindenden Termine. Sie finden unregelmäßig und in größeren Zeitsprüngen statt. Dennoch sind komplexe Besprechungen sehr wichtig, etwa wenn weitreichende strukturelle oder personelle Änderungen im Betrieb und Team geschehen sollen, ein neues Projekt eingeleitet oder ein altes abgeschlossen werden soll. In diesen Fällen ist der Austausch zwischen Ihnen als Betriebsinhaber und Ihren Mitarbeitern wichtig.

 

Zeit und Raum

Komplexe Besprechungen benötigen Zeit. Je nach Inhalt, Umfang und Diskussionspotential der Themen sollten einige Stunden bis ganze Tage für die Besprechung eingeplant werden. Planen Sie lieber etwas großzügiger mit der Zeit. Die Erfahrung zeigt, dass die zusätzlich eingeplante Zeit häufig noch spontan durch Diskussionen und unerwarteten Themen gefüllt werden kann. Andersherum ist es aber nicht möglich, sich noch am Ende der komplexen Besprechung Zeit zunehmen. Außerdem sollten Sie bei der Organisation des zeitlichen Rahmens beachten, dass Pausen notwendig sind. Nicht nur rechtlich, sondern vor allem, um auch konzentriert an den Inhalten arbeiten zu können. Planen Sie bei ganztägigen Besprechungen nicht nur eine große „Mittagspause“ ein sondern vor allem mehrere kleine Bewegungspausen. Mehrere kurze Bewegungspausen können zum Frischlufteinholen genutzt werden und erfrischen die Konzentrationsspanne effektiver als wenige große Pausen.

Damit die Besprechungen ungestört verlaufen können, ist es unabdingbar, einen für Besprechungen geeigneten Raum zu nutzen. Das Büro von Ihnen fällt weg. Hier klingeln das Telefon und die Atmosphäre ist nicht für eine intensive Auseinandersetzung mit den Mitarbeitern geeignet. Außerdem laufen Sie Gefahr, während Ihrer Besprechung latent weiterzuarbeiten. Das Risiko sollten Sie gleich ausschalten. Nutzen Sie lieber einen Raum, indem alle Mitarbeiter an „einem“ Tisch zusammenkommen können. Stellen Sie die Tische so, dass alle untereinander Blickkontakt halten können. Sorgen Sie dafür, dass andere Mitarbeiter nur im äußersten Notfall die Besprechung stören.

Damit diese Besprechungen auch erfolgreich verlaufen, müssen noch weitere Vorbereitungen getroffen werden.

 

Vorbereitung komplexer Besprechungen

Neben der Raumorganisation und Zeitplanung ist es wichtig, dass die Inhalte der Besprechung geplant werden. Komplexe Besprechungen ergeben generell nur Sinn, wenn bereits einige „größere“ Punkte auf der Agenda stehen, diese werden von Ihnen bereits strukturiert und vorbereitet. Sie erstellen eine Agenda, also eine Liste mit allen Tagesordnungspunkten und -fragen. Diese geben Sie dann bereits im Vorfeld an Ihre Mitarbeiter aus, damit diese ggf. schon Anmerkungen machen können und sich selbst vorbereiten können.

Damit sich Ihre Mitarbeiter angemessen auf die Besprechung vorbereiten können sind einige Dinge wichtig. Nicht nur sollte die Agenda frühzeitig an die Mitarbeiter ausgegeben werden, die teilnehmenden Mitarbeiter sollten auch rechtzeitig über den Termin informiert werden. Das operative Tagesgeschäft wird gerade in kleinen Betrieben zum Zeitpunkt der Besprechung stark eingeschränkt. Damit Mitarbeiter auch teilnehmen können, müssen dafür freie Zeiträume geschaffen werden. Haben Sie Ihre Mitarbeiter dann auch eine Woche bzw. wenige Tage vorher zusätzlich an den Termin erinnert? Termine fallen gerne einmal hinten drüber, vor allem dann, wenn zum Termin nur einmal weit im Voraus informiert und eingeladen wurde. Dahinter stecken selten böse Absichten. Es ist einfach so, dass Ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft voll eingebunden sind und solche Besprechungen eher unregelmäßig und selten stattfinden.

Damit die Besprechung auch angenehm verläuft, sollten Sie Getränke wie Wasser, Tee und Kaffee und vielleicht auch eine Kleinigkeit zu Essen bereitstellen (lassen).

Außerdem sollten Sie im Vorfeld die von Ihnen benötigten technischen Hilfsmittel bereitstellen und prüfen. Dazu gehören etwa das Flipchart samt Papier und Stiften, Beamer, Ihr Laptop sowie notwendige Kopien, leeres Papier und Stifte für Ihre Mitarbeiter und Sie.

 

Komplexe Besprechungen durchführen

Sie setzen die Agenda fest und haben sie rechtzeitig an Ihre Mitarbeiter herausgegeben. An dieser Agenda orientieren Sie sich, was aber nicht heißt, dass es ein wenig anders kommen kann als geplant. Seien Sie also flexibel. Die Agenda ist Ihr Gerüst, an dem Sie sich festhalten können, um ins Gespräch zu kommen. Viele meiner Kunden fragen mich immer, worüber sie denn in solchen Besprechungen reden sollen – sie reden doch schon jeden Tag.

Sie brauchen eine Agenda mit auch wiederkehrenden Themen, um „am“ Betrieb arbeiten zu können statt in den täglichen Redemodus zu kommen und „im“ Betrieb zu arbeiten.

 

Begrüßen Sie zu Beginn in jedem Fall Ihr Team, stellen Sie die Agenda der Besprechung vor.

Legen Sie einen Protokollanten und einen Zeitwächter für die Besprechung fest. Der Protokollant hält die Ergebnisse der Besprechung fest und der Zeitwächter behält zusätzlich zu Ihnen den zeitlichen Ablauf im Blick und greift ggf. beim Überziehen von Diskussionen ein, damit eine ergebnisorientierte Besprechung möglich wird. Kaum etwas sorgt für mehr Demotivation als eine überflüssige und überbordende Besprechung.

 

Dann wird Ihre Agenda bearbeitet und im besten Falle wie geplant durchgearbeitet. Sollten Inhalte unbearbeitet geblieben sein, könnte bereits ein neuer Termin festgehalten werden. Jedoch ist die Festlegung auf einen neuen Termin nicht zwingend direkt nach der Besprechung notwendig.

Wichtig ist aber, dass Sie die Besprechung offiziell beenden und sich von Ihren Mitarbeitern verabschieden.

 

Was Sie von komplexen Besprechungen nachbereiten müssen

Zunächst steht die Ergebnissicherung an: Es muss das Protokoll fertiggestellt werden und an die Mitarbeiter gesendet werden. Den Mitarbeitern wird dann die Möglichkeit eingeräumt, Missverständnisse und Unstimmigkeiten im Protokoll zu melden und zu besprechen. Das schriftliche Protokoll schafft einen verbindlichen Charakter zu den in der Besprechung festgelegten Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter aber auch Sie übernehmen. Durch die schriftliche Fixierung wird auch die Kontrolle der delegierten Aufgaben möglich. Einerseits gegenüber Ihren Mitarbeitern; anderseits werden auch Sie vermehrt zur Pflicht gerufen, Ihre Aufgaben zu erledigen.

In unserer aktuellen Podcast-Episode erfahren Sie noch mehr zum Thema Besprechungen. Hören Sie doch gleich hinein.

 

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