Du möchtest Dich von unnötigem Ballast in Deinem Betrieb oder besser noch auf Deinem täglichen Schreibtisch befreien? – Kein Problem, das ist möglich. Alles, was Du dafür tun musst, ist Deine täglichen Aufgaben wahrzunehmen, zu beobachten und in vier Kategorien einzuteilen.
Du musst für Dich das Wichtige von Unwichtigem trennen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip (auch Eisenhower-Matrix) gibt uns eine Vierfeld-Matrix vor. Du unterteilst Deine Aufgaben oder auch Gedanken in zwei Rubriken ein. Du fragst Dich, ob die Aufgabe grundsätzlich wichtig ist und/ oder dringlich.
Wichtig und dringend
Aufgaben, die sowohl wichtig und dringlich sind, trägst Du in der Matrix mindesten gedanklich oben links ein. Diese solltest Du → sofort und selbst erledigen. Diese Aufgaben dulden keinen Aufschub.
Beispiel: Dein Mitarbeiter hat Dir per WhatsApp mitgeteilt, dass er die Baustelle nach einem Streit mit dem Vorarbeiter verlassen hat und nach Hause gefahren ist. Der Vorarbeiter hat Dir mitgeteilt, dass Dein Mitarbeiter mit der Kündigung gedroht hat. Hier steht ein Gespräch an und das kurzfristig.
Wichtig und nicht dringend
Diese Kategorie an Aufgaben oben rechts in der Matrix ist zwar wichtig, erfordert aber nicht, sofort erledigt zu werden. → Diese Aufgabe solltest Du genau formulieren, terminieren und selbst erledigen. Aber: nicht sofort.
Beispiel: Du hast heute Morgen ein Aufmaß auf der Baustelle genommen und Dein Kunde erwartet von Dir ein Angebot. Dieses solltest Du zeitnah erledigen. Da es nicht erforderlich ist, dass Dein Kunde noch in der gleichen Stunde das Angebot erhält, terminiere Dir diese Aufgabe, dass Du sie nicht aus den Augen verlierst. Bleibe verbindlich und halte den Termin der Angebotszustellung, den Du dem Kunden zugesagt hast, unbedingt ein. Kein Kunde erwartet sofort ein schriftliches Angebot; er erwartet, dass er es zeitnah und überhaupt erhält.
Nicht wichtig, aber dringend
Diese Aufgaben findest Du in der Matrix unten links. Sie sind zwar dringend, aber nicht wichtig. → Diese Aufgaben solltest Du terminieren und delegieren, also festlegen, bis wann sie spätestens erledigt sein müssen.
Beispiel: Eine solche Aufgabe könnte zum Beispiel die Angebotseinholung für Kfz-Versicherung Deiner Firmenfahrzeuge bedeuten. Diese Aufgabe kannst Du gut und gerne an Deine Bürokraft weitergeben. Diese Aufgabe musst weder Du erledigen, noch ist sie sofort umzusetzen. Aber: Halte hier unbedingt im Blick, dass diese Aufgabe erledigt wird und nicht in Vergessenheit gerät.
Mülltonne: Nicht wichtig UND nicht dringend
Die spannendste und Leben rettende Kategorie Deiner Aufgabenpalette ist die der unwichtigen und nicht dringlichen Aufgaben, mit denen wir uns gerne befassen, aufhalten und verzetteln, obwohl sie uns lediglich von unserem Fokus abhalten, aufhalten und unnötig von unserem Kurs abbringen. → Diese Aufgaben oder auch Gedanken solltest Du nicht bearbeiten, nicht anfangen, nicht terminieren und auch nicht einmal delegieren. Diese Aufgabe ist für die analoge und digitale Mülltonne. Juchuh, nutze sie aktiv und täglich. Frage Dich täglich, was muss ich heute nicht tun und was muss ich nicht delegieren. Befreie Dich von unnötigem Ballast.
Beispiel: Hierzu zählt auf Deinem Schreibtisch vielleicht das Erneuern Deiner Ablageboxen, die in die Jahre gekommen sind, das Putzen Deines Monitors oder auch der Umgestaltung Deines Büroequipments.
Diese Aufgabe ist auf den ersten Blick wenig komplex, doch erfordert sie ein Höchstmaß an Konzentration. Wichtig ist, dass Du sie nicht nur einmal machst sondern diese Aufgabe zu Deiner Wochen- oder gar Tagesroutine wird, damit Du ein Gespür für die Kategorisierung bekommst Du Dir damit täglich das Leben vereinfachst.
Wie leicht fällt Dir die Einteilung Deiner Aufgaben und die Bestimmung dessen, was in die Mülltonne geschoben werden kann? Schreib` uns eine Email an info@handwerksmensch.de oder sprich` uns eine Sprachnachricht per Whatsapp an 0176 –23927972.
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